Год на удаленке: сложности и риски фото
Бизнес Бизнес

Год на удаленке: сложности и риски


Александр Бочкин - генеральный директор компании "Инфомаксимум".

Вот уже год, как российский бизнес живет в новых реалиях и организовывает свою работу в дистанционном формате. Ряд компаний в сжатые сроки переводили офисы на удаленный режим работы, другие долго присматривались, но в итоге тоже пришли к удалёнке. В «годовщину» готовы рассказать о трудностях и поделиться выводами и планами.


Переход

Всей компанией на удалёнку мы ушли, как только Президент объявил о «нерабочих днях». Процесс для нас был достаточно безболезненным. Сыграл роль тот факт, что и до начала пандемии мы с маниакальной страстью подходили к построению и отладке внутренних процессов. Поэтому все, что потребовалось – это выяснить у персонала, что нужно для полноценной работы из дома. Провели опрос, затем распределили офисную технику, отправили по домам сотрудникам курьерской службой. На все ушло полтора дня. В офисе задержался только отдел информационных технологий, который занимался вопросами распределения доступов и безопасности.

Куда больше времени потратили на разработку программ поддержки команды в дистанционном формате, делали большой акцент на новые подходы к мотивации и искали возможности наиболее эффективной организации труда.


Год на удаленке: сложности и риски Фото 1


Сложности

Главные минус удаленки, которые отметили все коллеги – это достаточно сложный процесс моральной адаптации к работе из дома и недостаток коммуникаций. Учились строить корпоративную жизнь в дистанционном режиме. И первым из приглашенных гостей на онлайн-встречу с коллективом был психолог, который дал команде несколько советов:

  1. Не ругать себя за лень. Двигаться к эффективности маленькими шагами. Сначала 10 минут. Потом 25. Затем час. И так далее;
  2. Адаптировать «ритуалы». Резкие перемены не всеми переживаются легко. Зачастую мозг привыкает к ритуалам: утренний кофе, пробка, поездка в транспорте – это ритуалы пробуждения. Чем меньше будет нового на «первых минутах», тем лучше для мозга. Поэтому стоит адаптировать ритуалы. Вместо пробки можно принять ванну, вместо поездки в метро/автобусе – почитать;
  3. Структурировать время. Перевод на удаленку – не повод для «жаворонка» становиться «совой», и наоборот. Лучше стараться соблюдать привычный ритм: начинать проверять почту в 09.00, а не в 12.00, контролировать рамки рабочего дня, не забывать про обед;
  4. Выделить себе «офис». Работать с мягкого дивана, укрывшись пледом – плохая идея, несмотря на приятное звучание. Во-первых, устанет спина; во-вторых, мозг не успевает «переключиться» на рабочую обстановку. Поэтому стоит постараться организовать себе стол с удобным креслом.

Полностью удаленно мы работали до августа. Изредка сотрудники по особому запросу выходили работать в офис, но такое практиковали нечасто. Добираться нужно было на личном транспорте.

Кейс: устав от изоляции и ограничений, наш frontend-разработчик решил уйти из компании. Его главный аргумент: «Чувствую себя бесполезным, хочу сменить обстановку». Терять опытного специалиста мы не хотели, поэтому срочно приняли решение о его выводе в офис. Естественно, с соблюдением всех мер предосторожности. Немногочисленные коллеги, трудившиеся тогда в офлайне, смогли создать нужную атмосферу, и уже через неделю разработчик буквально «ожил» и до сих пор в команде.

Выводить людей мы начали «волнообразно», в несколько этапов, стараясь распределять рабочие места, чтобы соблюдать социальную дистанцию. Закупили спецоборудование (бактерицидные рециркуляторы, бесконтактные градусники), маски, антисептики, запас витаминов. Каждый день проводилась ежедневная влажная уборка с дезинфицирующими средствами.

Во время пандемии удалось завершить ремонт нового офиса, часть сотрудников переехала в свободные помещения. Мы планировали реализовывать план постепенного выхода сотрудников, продумывали ряд мероприятий для новеньких, ставших частью команды в период с апреля по сентябрь, но здесь поднялась «вторая волна». В офисе остались только те, кто переболел ковидом и имел антитела. К декабрю офлайн работали 15% штата, на текущий момент – 23%. Допуск к работе в офисе люди получают через отрицательный анализ на коронавирус, компания компенсирует затраты.


Год на удаленке: сложности и риски Фото 2


Риски

Привыкнуть к постоянной работе дома – задача не из простых, потребовалась длительная адаптация. И мы, основываясь уже опыте и других кейсах, понимали, что точно такая же проблема встанет перед работодателями, когда они будут задумываться о переводе сотрудников в очный режим работы.

Среди возможных рисков возвращения мы просчитали, выявили и постарались максимально минимизировать:


Снижение эффективности процессов

В условиях неопределенности даже такая простая, на первый взгляд, операция как возвращение к привычному ритму работы может снизить ожидаемый результат.

Как предотвращали:

  • Знали то, как все работает в действительности

Это база для дальнейшего совершенствования и оптимизации. Мы давно обратили на это внимание и, учитывая нынешние реалии, понимаем, все было не зря.

  • Не боялись использовать дополнительные инструменты

Для нас использование собственной разработки – системы мониторинга загруженности персонала CrocoTime – естественно. Мы всегда были в курсе производительности, видели отклонения и сбои и принимали решения не по гипотезам, а по фактическим обстоятельствам.

  • Всегда были на связи

Мы до сих пор устраиваем периодические брейн-штормы, большие планерки и митапы, где рассказываем, где и на каком этапе сейчас находимся. Кроме того, на корпоративном сайте создан специальный раздел «Фабрика идей», где любой сотрудник может выдвинуть то или иное предложение.

Во время самоизоляции большое признание у нас получило мероприятие «Вечер с ТОПом»: за неделю до встречи мы определяемся со спикером, сотрудники через корпоративный портал отправляют рабочие и околорабочие вопросы, и во время видеоконференции руководитель отвечает на них. Атмосфера – исключительно НЕделовая, без галстуков.


Эффект выгорания

Если для фрилансеров удаленка – это собственный выбор, то вынужденный переход на дистанционный формат положительно восприняли не все. Сложнее всего, по собственным наблюдениям, сотрудникам далась именно изоляция от внешнего мира – отсутствие личных контактов, очных планерок, неформального общения с коллегами. И резкий возврат в привычную среду мог вызвать эффект лампочки: яркая вспышка перед перегоранием. Увеличившееся количество задач и коммуникаций, летучек и совещаний также могли сыграть плохую роль.

Как предотвращали:

  • Старались быть ближе к сотрудникам

Рассказывали о том, как и когда планируем выходить с удаленки, расписали приоритеты компании в момент возвращения, распределили функции. Нашей задачей было дать людям возможность взять на себя столько ответственности, сколько они смогут, чтобы возвращение в привычный ритм прошло плавно.

  • Тонко направляли

Мы организовали корпоративное обучение, которое четко укладывалось бы в рамки Роспотребнадзора. Сделали акцент на онлайн-курсах, создавали и публиковали дайджесты полезных ресурсов, рассказывали, что именно можно пройти за счет компании и могло бы быть полезно в работе, ребята могли выбирать самостоятельно. Как вариант – предложить расширить офисную библиотеку за счет заявок членов команды. Эта стратегия сработала на отлично.


Страх новичков

Человек ни разу не видел своих коллег воочию, не общался с ними неформально, и поэтому возникает логичный вопрос: а что делать? Несмотря на вроде бы привычные рабочие моменты, коммуникации будут восприниматься совершенно иначе. Онбординг заново. Стресс и волнения? Конечно.

Как предотвращали:

  • Действовали постепенно

Чтобы все получилось не только плавно, но и согласно рекомендациям, мы разработали пошаговый план возвращения. Основной фокус на тех отделах, в которых больше всего новичков. Это дало возможность ребятам познакомиться с офисом, с командой, адаптироваться к рабочему ритму.

  • Пересмотрели режимы работы

У сотрудников Инфомаксимум всегда был выбор того, в какое время им удобнее всего работать (кроме отдела работы с клиентами, у них есть четко установленный график). Кому-то удобно приезжать к шести утра, кому-то – к десяти. Это не только позволило максимально лояльно возвращаться в рабочий ритм, но и избежать возможных коллапсов.


Вероятность новой волны вируса

Все реагируют на обстоятельства по-разному. Это вполне естественно, и выход из самоизоляции, несмотря на постепенное снятие основных ограничений и высокие темпы вакцинации, будет полон переживаний за свое здоровье и здоровье близких.

Как предотвращали:

  • Пресекали панику

Если бы кто-то начал паниковать, задавать много вопросов и создавать суету в чатах, мы просто оставили бы за сотрудником право остаться на удаленке еще какое-то время. С условием, что его присутствие не столь критично, и работает сотрудник продуктивно.

Курируя настроения персонала с самого начала самоизоляции, мы не раз общались с ребятами на эту тему. Кто-то открыто говорил, что останется дома так долго, как это будет возможно, кто-то, наоборот, жаждал вернуться к привычной жизни.


Год на удаленке: сложности и риски Фото 3


Планы

На текущий момент 70% сотрудников Инфомаксимум все еще на удаленке. Люди продолжают постепенно возвращаться, но этот процесс неторопливый. Например, на следующей неделе планируется выход двух человек.

До конца декабря мы считали, что, как только в регионе наладится эпидемиологическая ситуация, весь коллектив будет постепенно возвращаться в офис. Однако во время сдачи отчетности руководители и тимлиды отметили интересный факт: многие сотрудники привыкли к работе из дома. Люди полностью адаптировались, отладили привычки и «ритуалы», сохраняют эффективность на прежнем уровне и хотели бы продолжить работать в таком режиме.

Поэтому сейчас мы продумываем варианты частичного перехода на «гибридный» формат работы: часть времени проводить дома, часть – в офисе.

В процессе обсуждения: каким отделам будет предоставлена такая возможность, как решать вопросы безопасности и выдачи оргтехники, когда нужно будет появляться очно, будут ли «закрепленные» рабочие места и т.д.


Год на удаленке: сложности и риски Фото 4

Сказать, что пандемия «ударила» по нам в негативном плане, я не могу. Несмотря на ряд замороженных проектов, в 2,5 увеличился спрос на один из наших продуктов – систему мониторинга загруженности персонала. Кроме того, на полученные средства мы могли развивать разработку. По подсчетам, 40% текущего персонала пришли во время удаленки. Так что все не так страшно, как кажется. Итоги в цифрах это доказывают. В будущее смотрим с оптимизмом.

Подписывайтесь на нас в соцсетях, если хотите быть в курсе последних событий в сфере бизнеса и технологий.


Не менее интересные публикации