Как управлять проектами в Trello
Бизнес Бизнес

Как управлять проектами в Trello


Надежда Кочнева – смм-маркетолог, консультирую малый бизнес по продвижению через соцсети, помогаю в комплексном продвижении в соцсетях.

Trello – онлайн-сервис для эффективной организации работы коллектива. На рынке с 2009 года, очень пользуется популярностью (на 2019 год 1 млн.пользователей).

Плюсы сервиса:
  • есть бесплатная версия;
  • функционал бесплатной версии достаточно большой;
  • простая структура помогает быстро включиться в работу даже новичку;
  • все задачи можно наглядно видеть в одном месте;
  • нет ограничений по участникам и проектам;
  • работает в полной версии на любом носителе: ПК, планшет, телефон;
  • доступны интеграции с сервисов Gmail, Dpopbox, Google Диск и других;
  • предназначен не только для бизнеса. Вы можете совместить личные и рабочие задачи на одном сервисе, без дополнительных приложений;
  • есть начальное обучение на самой платформе по использованию сервиса;
  • доступен на 21 языке;
  • много дополнительных улучшений, которые расширяют возможности работы: календарь, Slak и другие.

Минусы:
  • общение команды внутри Trello, без подключения дополнительных улучшений, ограничивается комментариями в карточках;
  • многие дополнительные полезные функции доступны только в Бизнес-аккаунте (платно);
  • размер прикрепляемого файла в бесплатной версии ограничен 10 МБ;
  • бесплатно можно добавить только ОДНО улучшение;
  • нельзя поставить задачу, если не создана доска;
  • сложно контролировать процесс работы, если много проектов или участников.

Основные этапы работы в Trello

Рабочие инструменты: доски и списки

Для постановки задачи ОБЯЗАТЕЛЬНО сначала создать доску и затем в ней оформляете списки с задачами.

Доска

Доски можно создавать самостоятельно или по готовому шаблону. В доске по шаблону уже будут добавлены списки, которые вы можете редактировать.

 
Если создаете доску самостоятельно:
  • пишите название;
  • выбираете фон. Trello предлагает на выбор либо фото, либо цветной фон. В бесплатной версии можно выбирать только предложенными вариантами фонов, свои добавлять нельзя;
  • выбираете для какой команды создаете доску и приватность;
  • если требуется, приглашаете участников команды, которые будут видеть информацию на доске и сможет вносить изменения на ней.

Списки и задачи

На каждой доске можете добавлять несколько списков под нужные задачи, например, Задания на неделю, Задания на сегодня, Срочные задачи. Количество задач в каждом списке не ограниченно.

Задачи можно переносить из списка в список по мере их выполнения и перемещать на другие доски, которые вам доступны.

Для переноса внутри доски достаточно нажать на задачу и зажав левую кнопку мышки перетащить её в нужный список. Для перемещения на другую доску открываем меню и выбираем действие «Переместить» и доску куда должно пройти перемещение.


Задача в списке формируется в виде карточки. В ней можно поставить цветную метку, например красная – важно, чек-листы, вложения, участников и подробное описание задачи.

Если задача часто используется в работе, то её можно оформить в качестве шаблона.

При формировании большого чек-листа возможно частичное выполнение заданий: не выполненные задачи выносятся в отдельные задачи, а остальное сдаётся на проверку или для отчета.


Также задачи можно ставить прямо в календаре, и он автоматически установится в список задач. Но стоит учитывать, что календарь — это дополнительное улучшение, а в бесплатной версии улучшение можно установить только одно. Поэтому, просмотрите внимательно все улучшения и решите какое будет для вашей работы наиболее полезно. Или подключите бизнес-аккаунт.

 
Все оформления на доске можно редактировать в любое время и удалять.

Для того, чтобы удалить задачу или список, его ОБЯЗАТЕЛЬНО нужно архивировать. Из архивации можно будет вернуть обратно на доску или удалить совсем.

Помните! Удаленное нельзя будет вернуть или восстановить.
       
Чтобы удалить доску, её нужно закрыть через меню. Закрытую доску можно открыть обратно или удалить совсем. Удаленную доску также восстановить будет нельзя. 

 

Управление проектами

Работа в Trello – ваш онлайн-офис. Поэтому и работа в нем ведется аналогично работе в офисе.
Для начала ознакомьтесь сами и дайте задачу руководителям отделов ознакомится с платформой сервиса. Примите решение какой функционал вам нужен для работы. И после этого организуйте создание досок для работы.
Не стоит делать много досок, например, на каждый проект отдельно. Так может получиться, что проектов будет много и возникнет сложность в контроле за сроками и качеством выполненных задач.

Практичнее будет создать:
  • доску руководителя на которой будут списки отделов (если их несколько), например, отдел продаж, отдел маркетинга или любые удобные списки для общего контроля руководителем;
  • доски для отделов компании, на которых ответственные руководители отделов.
На доске руководителя прописываются общие цели и задачи по проекту. Руководители отделов переносят задачи для своих отделов на доску своего отдела, туда же может добавлять свои задачи, информацию, правила и любую нужную информацию для работы отдела. И уже с этой доски исполнители задач переносят их на свои личные доски и после выполнения отчитываются руководителю о выполнении, переносом отчета на доску отдела.

По этим отчетам руководитель отдела может сформировать свой отчет для руководителя и размещает его на доске руководителя.


В результате будет наглядно видно:
  • какие задачи выполнены;
  • сроки выполнения;
  • какие трудности возникают при выполнении задачи;
  • что нужно доработать в выполнении похожих задач;
  • обратная связь от всех работников компании.
Trello хороший помощник в организации удаленной работы вашей команды. Особенно практичен для небольших команд.

Не менее интересные публикации