Lean-менеджмент: акцент на времени фото
Бизнес Бизнес

Lean-менеджмент: акцент на времени


Минимальные затраты и сроки на создание высококачественной продукции – цель подхода бережливого производства, остро актуальной концепции менеджмента.


Проблема

Руководство головной крупной консалтинговой компании, имеющей представительство в нескольких странах, поставило задачу перед своими подразделениями – реализовать концепцию lean-менеджмента (бережливого производства).

Российский офис, анализируя перспективы и возможные сложности, пришел к выводу, что мероприятие невозможно без ввода автоматизированного инструмента.

Выбор технологического решения прошел в несколько этапов:

  • анализ программных продуктов, используемых западными коллегами;
  • составление перечня задач, которые должно решать ПО;
  • мониторинг имеющихся решений на российском рынке.

Профильной службой были разработаны следующие требования:

  • точный подсчет (до секунды) времени работы над каждой задачей;
  • сбор статистики использованных рабочих программ и сервисов для решения задач;
  • мультизадачность: возможность работы с большим количеством проектов, клиентов/задач у одного сотрудника;
  • тихий режим: никаких всплывающих окон и других отвлекающих факторов;
  • поддержка большого количества пользователей (более 200).

“Одно из важнейших требований – составление полноценного фото рабочего дня, чтобы иметь на руках все детали работы с клиентами. Кроме того, нам было важно быть в курсе того, чем занимается сотрудник в тот или иной момент, в режиме реального времени. Немаловажным было использование тайм-трекинга, чтобы сотрудники могли самостоятельно оценивать свое время”, – делится заместитель генерального директора.


Внедрение

Решение было принято в пользу CrocoTime, в том числе из-за возможности детализированного представления информации о работе над проектами клиентов и точного расчета временных и человеческих ресурсов для выполнения каждой задачи. Это давало возможность определить финансовые затраты по всем процессам.

Внедрение нашего IT-проходило в несколько этапов:

  • установка агентов сбора статистики на ПК сотрудников;
  • агрегация задач всех подразделений и каждого сотрудника;
  • формирование списка клиентов;
  • присвоение задачам статуса “value” и “not value”;
  • обучение персонала работе в системе.

Каждый сотрудник в режиме реального времени “трекает” каждую свою задачу, указывая над чем работает. Были организованы утренние планерки по подразделениям для анализа прошедшего дня. Краткий отчет включал в себя:

  1. % задокументированного времени (по концепции он должен быть не меньше 97 %);
  2. % задач, приносящих доход компании (value), и % обязательных, но не приносящих доход (not value).

В ходе совещаний, в первую очередь, сотрудники не сравнивали показатели коллег и собственные, а обсуждали меры по повышению качества выполнения работы и искали резервы для увеличения количества приносящих доход задач. В связи с появлением точных данных появилась возможность провести анализ рентабельности не только выполненных задач, но и рентабельность работы отдельных подразделений и сотрудников.


Профит

После нескольких месяцев использования системы мы встретились с руководством компании и обсудили все достигнутые в процессе использования успехи. Основным достижением ТОП-менеджмент считает возможность появления у сотрудников документального и точного подтверждения проделанной работы перед клиентами. По их словам, появилось дополнительное конкурентное преимущество и способ привлечения новых партнеров.

По словам опрошенных специалистов, их компания получила инструмент для четкого подсчета времени и стоимости каждого процесса, а отчеты удобны для анализа эффективности работы сотрудников.

Не менее интересные публикации