Опыт компаний: как нанимать сотрудников на удаленке
Бизнес Бизнес

Опыт компаний: как нанимать сотрудников на удаленке

Кандидаты откликаются на стажировку с помощью чат-бота

Анна Никулушкина - менеджер по развитию бренда работодателя Unilever. 

В компании Unilever и до самоизоляции была практика удаленной работы и частично наши процессы отбора уже были выстроены онлайн. Например, если мы говорим о подборе сотрудников с опытом, широко использовалиcь и используются видеоинтервью, которые экономят время и усилия как кандидатов, так и рекрутеров, т.к. позволяют пообщаться из любой точки мира, где есть интернет без потери качества общения.

Руководители также привыкли к такому формату, который стал в 2020 году единственным возможным. Более того, отбор на наши стажировки уже 2 года назад был переведен в онлайн-режим на 90% - очным оставалось только финальное интервью с линейным руководителем, которое в 2020 году также перешло в режим видеозвонков в Microsoft Teams.

Весь отбор выглядит следующим образом: кандидаты (студенты 3-5 курсов) откликаются на стажировку с помощью чат-бота в карьерной группе Unilever «ВКонтакте». Конкурс составляет примерно 40 человек на место. Кандидаты выполняют тестовые задания и, в случае успешного прохождения этого этапа, получают ссылку для записи видеоинтервью. Видеозаписи смотрят линейные руководители. Понравившихся кандидатов они приглашают на телеконференцию.

На собеседовании студентов просят рассмотреть кейс - найти выход из реальной или смоделированной ситуации. После этого выбранные кандидаты присоединяются к компании. Этим летом вышла первая «волна» 100% онлайн-стажеров. Безусловно, критично важным шагом для их успешной работы в компании была предварительная подготовка руководителей, а также специально составленная программа адаптации и обучения. Эти меры позволяют нам быть на связи как с руководителями, так и со стажерами, чтобы помочь им скорее влиться в рабочий процесс.

За месяцы самоизоляции нам удалось перевести в «онлайн» такой, казалось бы, полностью оффлайн-процесс, как центр оценки на нашу лидерскую программу для выпускников – тех, кто впоследствии должен сформировать кадровый потенциал Unilever. Отбор на нее во многом схож с отбором на стажировку, если смотреть на этапы, но завершающей стадией является не интервью с менеджером, а центр оценки. С марта старшие менеджеры, директора и даже вице-президенты компании во главе с генеральным директором приняли участие более, чем в 10 центрах оценки через видеоконференции. Такой формат позволил не только продолжить отбор на лидерскую программу в новой реальности, но и значительно сэкономил нервы и время как соискателей, так и «жюри». Наши кандидаты – амбициозные, талантливые и яркие юноши и девушки – с удовольствием воспринимают новый формат, а мы получаем возможность знакомиться с кандидатами со всей России и даже из сопредельных государств.

Курьер доставляет документы и необходимое оборудование

Людмила Чернова - Руководитель группы по подбору персонала компании ICL Services.

В компании ICL Services еще до начала объявления периода самоизоляции предпринимались методики удаленного найма персонала. Дело в том, что мы привлекаем соискателей с разных российских городов и регионов и, не имея возможности провести очное собеседование, мы ранее уже применяли дистанционный формат общения. Начиная со 2 квартала текущего года в результате введенных ограничений, этот формат остается доминирующим.

Несмотря на пандемию, рекрутинговые процессы в компании не остановились. Компания продолжает расти, и поэтому испытывает потребность в новых кадрах. Для организации удаленного интервью HR-менеджеры компании используют различные средства коммуникаций: стационарную и мобильную связь, IP-телефонию, приложения (Skype, MS Teams) и мессенджеры (WhatsApp, Telegram, Viber). Выбор средств по большей части зависит от возможностей соискателя. Так, к примеру, видеоинтервью имеет ряд преимуществ в сравнении с телефонным. В частности, оно лучше позволяет оценить уровень коммуникаций, открытость и честность потенциальных сотрудников. Однако, если у соискателей нет такой возможности, HR-менеджеры не будут настаивать исключительно на этом формате.

Безусловно, удаленный формат интервьюирования требует особой подготовки, и не все кандидаты к этому бывают готовы. Поэтому до начала проведения интервью мы даем некоторые рекомендации нашим соискателям. Чаще всего они связаны с необходимостью заранее на время интервью обеспечить качественную связь и стабильный интернет, организовать комфортное места для прохождения интервью и исключить отвлекающие факторы, такие как приход гостей, доставку посылки и другие.

При успешном прохождении интервью, следующим этапом идет процесс трудоустройства. Еще одной задачей в период самоизоляции стало максимальное сокращение личных контактов и коммуникаций. С этой целью процедуры найма были заменены на бесконтактные. Курьер доставлял документы и необходимое оборудование (ноутбук, гарнитуру и другие), а сотрудник с этим же курьером возвращал нам подписанные документы. Таким образом, такой процесс организации документооборота позволил соблюсти все требования на период самоизоляции, обеспечить безопасность соискателям и HR-менеджерам, организовать максимально комфортный процесс найма.

Несмотря на то, что сейчас эпидемиологическая ситуация в стране постепенно стабилизируется, и многие ограничения были сняты, во избежание случаев заболевания внутри компании руководством было принято решение о сохранении удаленного формата работы для большинства сотрудников. В связи с этим, практика удаленного рекрутинга и найма новых сотрудников сохраняется. Следует отметить, что за эти несколько месяцев многие рекрутеры крупных компаний смогли оценить достоинства удаленных методов поиска и найма сотрудников и взяли их на вооружение. Таким образом, они, по нашему мнению, в ближайшей перспективе перейдут из разряда экстренных мер в повседневные. Поэтому будущим кандидатам уже сейчас необходимо вырабатывать навыки прохождения удаленного интервью и самопрезентации в дистанционном формате.


Не нанимаю сотрудников, на страничках которых нахожу хотя 5% постов с ненормативной лексикой

Уткина Екатерина - PR-директор компании «Wildcraft».

Поиск и отбор кандидатов на вакантную должность удаленно существенно отличается от привычных собеседований лицом к лицу. Многие руководители уже нашли несомненные плюсы: экономия времени, удобный формат общения в режиме онлайн, а при трудоустройстве – отсутствие необходимости организовывать рабочее место. Но одновременно появилась и проблема: как организовать собеседование и найм сотрудников в таком режиме?

При отсутствии живого общения трудно оценить эмоциональный фон, определить реакцию человека на вопросы, оценить софт скилы (гибкие навыки). С другой стороны, можно и нужно воспользоваться появляющимися возможностями. В компании Wildcraft около 30% сотрудников постоянно работают на удаленке. При подборе персонала мы также проводим первичные беседы в режиме онлайн. Это существенно экономит время.

Итак, когда вы остановили свой выбор на нескольких кандидатах, не обязательно сразу приглашать их к общению в скайпе, Google Meet и т.д. Желательно провести короткую, но информативную письменную беседу в чате. Так вы сможете оценить скорость реакции и уровень грамотности кандидата. А это немаловажно, если работа подразумевает общение с клиентами, подготовку писем, оперативное решение вопросов, конфликтных ситуаций.

Кандидатам желательно дать тестовые задания или материал для ознакомления, после которого он должен ответить на ряд вопросов. Но этот этап не может занимать много времени или быть полноценной работой. Портфолио и резюме важная часть при отборе кандидатов. Но я также рекомендую в обязательном порядке ознакомиться с профилями в социальных сетях, они могут много рассказать как о положительных чертах характера человека, так и о его вредных привычках, круге общения, интересах. Я никогда не нанимаю сотрудников, на страничках которых нахожу хотя 5% постов с ненормативной лексикой. Обращайте внимание на детали, которые на собеседовании человек может скрыть.

Приглашая человека на интервью, заранее к нему подготовьтесь. Здесь вам предстоит постоянно поддерживать с ним контакт, так как отсутствует возможность вербальной оценки реакции. Обязательно делайте пометки, записывайте важные нюансы о кандидате, чтобы затем принять взвешенное решение или донести до руководителя полную информацию. Идеально, если в собеседовании будут принимать участие несколько человек: руководитель HR-отдела, непосредственный начальник, старший специалист и т.д.

Я в обязательном порядке участвую в отборе кандидатов в мой отдел, а также на смежные должности. Могу с уверенностью сказать, что если в разговоре участвуют несколько человек, каждый со своими вопросами, задачами и проблемами, то результаты собеседования эффективнее и информативнее на 50-60%. Советую, не забывать о разнице менталитета людей в регионах. Казалось бы, характеристика, которая никак не должна мешать работе на удаленке, ведь сотрудники не сталкиваются между собой. Представьте, что руководитель регионального филиала привык к многозадачности, быстро реагирует на изменения, понимает важность дедлайнов. При найме даже опытных специалистов из небольших городов, привыкших к размеренности и отсутствию критичных задач, могут возникнуть недопонимания внутри коллектива.

И вписаться в ритм большого мегаполиса будет для них не так просто. А решать конфликтные ситуации по удаленке еще сложнее. При оформлении сотрудников удаленно также имеется ряд нюансов. Важно предварительно четко согласовать условия работы: будет ли это свободный график или фиксированные часы, как с сотрудником будет поддерживаться связь, компенсируется ли часть расходов на интернет, телефон, ЖКУ, предоставляется ли какая-либо техника. Когда все моменты оговорены, можно приступать к оформлению. Главный совет: не игнорируйте законодательство, на этом вы обязательно споткнетесь.

Многие предприниматели заключают договор ГПХ или стандартный трудовой договор. В первом случае вы можете попасть под серьезные штрафы (КоАП РФ ст. 5.27 ч. 4). Ну а обычный трудовой договор лишает вас некоторых преимуществ найма работников удаленно – дополнительные условия для прекращения договора, отсутствие полноценных обязанностей по охране труда. Еще действует договор о надомной работе, но он не подходит к реалиям современного предпринимательства. Уже давно существует прекрасная альтернатива – договор о дистанционной работе (ст. 312.1 ТК РФ). Оформлять его можно только с гражданами РФ. В нем прописываются конкретные условия работы, чтобы оградить себя от последующих конфликтных ситуаций. Обязательно указать оплату, место нахождения работника, отчетность, график, ответственность, страховые выплаты и иные особые условия труда.

Можно не оформлять и не заводить на работника трудовую книжку, но об этом также важно прописать в договоре. Подписывать документы лично необходимо обеим сторонам. Сканы, высланные по интернету, не имеют юридической силы. Можно воспользоваться электронной подписью, но такая у частных лиц имеется редко. Мы при найме сотрудников удаленно придерживаемся старого доброго способа – отправки оригиналов по почте.

Современные экспресс доставки позволяют в короткие сроки обменяться всем комплектом документов. Если же в последующем деятельность сотрудника на занимаемой должности подразумевает частое подписание актов, отчетов и т.д., то эффективнее оформить квалифицированную электронную подпись. На практике для удаленной работы я также применяют оплачиваемую короткую стажировку. Это позволяет исключить фактор набора недобросовестных сотрудников. Но все же с уверенностью могу сказать, что сейчас и для руководителей и для соискателей такой режим работы во многих областях становится приоритетным. Вы не ограничены своим огородом и можете найти крутого профи в любой точке России.

Не менее интересные публикации