Прощай, бумага! Как технологии могут управлять расходами компаний
Разработка Разработка

Прощай, бумага! Как технологии могут управлять расходами компаний


Анатолий Курюмов, генеральный директор компании «Ракета» - разработчика цифровой платформы для организации командировок и управления расходами.

Технологии уже сегодня могут управлять расходами компаний, но не все пользуются такой возможность. Анатолий Курюмов («Ракета») рассказал, с чего начать, чтобы разобраться в теме.

Знакомый топ-менеджер как-то сказал мне в разговоре: «Нам пришлось взять в аренду целый гараж, чтобы хранить в нем документы компании. Стопки бумаг все растут и растут – офиса уже не хватает». Аналогичные истории я слышал и от других руководителей - история не уникальна. И вполне можно представить, сколько денег «съедают» расходы на аренду, работу с документами, саму бумагу, в конце концов.

Есть у компаний во всем мире и еще одна головная боль, связанная конкретно с финансовыми документами - многочисленные махинации. Например, Американская Ассоциация сертифицированных специалистов по расследованию хищений (ACFE) представила неутешительные цифры за 2020 год. Мошеннические схемы при выставлении счетов используются в 17-30% компаний, при возмещении расходов сотрудникам – в 13-20%, подделка чеков и платежных документов встречается в 6-22% компаний, «нечистые» платежные ведомости – в 7-17%, наконец, махинации с общей финансовой отчетностью имеют место в 10-14% компаний. В среднем, потери от афер с документами в США могут составлять до $133 тыс. в год. Цифры внушительные.

Но уже сегодня есть возможность забыть о работе по старинке и задуматься о цифровом подходе к управлению расходами - Digital expense management (DEM). Он дает возможность минимизировать риски, снизить убытки и получить в придачу другие «бонусы».

DEM существует уже давно, и есть компании, которые пользуются его преимуществами. Речь о специализированным бухгалтерским ПО, работе с цифровыми финансовыми документами, электронных чеках, оплатах онлайн. Но повсеместная автоматизация и цифровизация вывела DEM на новый уровень. Сейчас программное обеспечение позволяет интегрировать и объединять данные о расходах, поездках, счетах-фактурах в соответствии с системами ERP, CRM, бухгалтерского учета и управления персоналом, которые используются в конкретной компании. Такая автоматизация помогает не только сократить «ручное вмешательство» сотрудников в работу с документами и возможные махинации, но и улучшить другие бизнес-процессы.

Когда бизнес автоматизирует и интегрирует управление расходами, компания может решать сразу несколько задач и оптимизировать их.


1. Экономия денег

Помимо возможных потерь из-за «не совсем чистых» документов, компании немало тратят и на саму обработку отчетов о расходах. Согласно данным международной исследовательской компании PayStream Advisors, в США организации платят примерно $27 за обработку авансового отчета вручную. При частичной автоматизации процесса – $17, при полной цифровизации – всего около $7.

По нашим расчетам, это цифры вполне сопоставимы с российскими.


2. Минимизация ошибок

Digital expense management автоматизирует процессы и позволяет управлять расходами практически без вмешательства человека. Это дает возможность избежать ошибок при вводе данных либо при их проверке, что встречается каждом пятом случае.

Как показывает наша практика, с использованием ПО для цифрового управления расходами можно избежать до 99% ошибок. Кроме того, диджитал-решение автоматически может находить «дубли» в документах – вы не будете платить дважды по одной статье расходов. Все это в сумме позволяет повысить уровень соблюдения финансовой политики и прозрачности.


3. Ускорение процессов

Многие, думаю, помнят времена, когда авансовые отчеты для командировок нужно было заполнять вручную на отпечатанных бланках. Для многих это был целый квест, требующий времени.

Ручная проверка заявленных расходов бухгалтерами, сравнение и проверка требований о затратах, а также различные случаи, когда есть нарушения политики компании, - это лишь некоторые ситуации, с которыми финансисты имеют дело на регулярной основе. Они вынуждены тратить огромное количество рабочих часов, чтобы решить эти вопросы. Наши аналитики посчитали: в среднем, только на корректировку авансового отчета вручную уходит 18 минут.

С современными технологическими решениями то, что раньше требовало бы нескольких часов, теперь можно решить за несколько кликов.

 

Сделайте сотрудников счастливыми

Находясь в деловых поездках, сотрудники зачастую вынуждены тратить свои личные деньги на рабочие расходы. И их своевременное возмещение работникам имеет решающее значение. И здесь цифровое управление расходами может оперативно решить эту задачу. Согласно исследованию международной маркетинговой компании Aberdeen, автоматизация expense management сокращает срок возмещения расходов сотрудникам с 9,3 дней до 3,5.


Финансисты оценили

Команды финансового отдела и бухгалтерии, пожалуй, как никто другие оценили возможности цифрового управления расходами, ведь такое ПО помимо всего прочего позволяет им:

  • получать все данные о расходах компании в одном месте;

  • строго следовать финансовой политике и контролировать ее;

  • автоматически регистрировать поступления и обрабатывать отчеты;

  • объединять данные о расходах для большей наглядности и контроля;

  • быть готовыми к аудиту расходов сотрудников.

86% опрошенных нами бухгалтеров и финансовых директоров заявили, что переход на цифровое управление расходами помог им повысить производительность за счет автоматизации ручных задач.


Упрощение станет ключом к эффективности

Сейчас компании уже не могут игнорировать тренд упрощения. Сотрудники – конечные пользователи систем хотят создавать, творить, реализовывать нестандартные проекты, а не заниматься рутиной, разбираясь в заполнении бланков, расшифровках отчетов и т.д. Настало время, когда нужно внедрять Digital expense management и идти по новому цифровому пути.

Исходя из нашего опыта, категория тревел (деловых поездок) часто входит в топ 3 расходов компаний, и мы видим, что организации сегодня готовы внедрять новые подходы. В том числе и DEM, чтобы отвечать требованиям бизнеса. Мы также видим, что самым результативным показал себя метод пилотирования маленьких проектов и распространения их эффекта уже на большую цифровую систему управления расходами. Такой подход подойдет и к «цифрово зрелым» (digitally mature) компаниям, и к тем, которые только вступают на этот путь.

Сегодня уже очевидно, что цифровая трансформация имеет решающее значение для будущего успеха компании и Digital expense management – ее неотделимая часть.

Подписывайтесь на нас в соцсетях, если хотите быть в курсе последних событий в сфере бизнеса и технологий.

 


Не менее интересные публикации