Как правильно давать обратную связь подчиненным
База знаний База знаний

Как правильно давать обратную связь подчиненным


Сергей Ольницкий, коммерческий директор направления «Полимерные мембраны и PIR» Корпорации ТЕХНОНИКОЛЬ. Управленческий опыт более 13 лет, по итогам пандемийного года, был признан Лучшим коммерческим директором компании.

Терминология

Итак, для начала давайте разберемся с самим термином «обратная связь», а именно, обратная связь подчиненному.

Обратная связь - это всего лишь диалог с сотрудником, в котором вы доносите свою позицию, мнение, выражаете отношение к какому-то конкретному рабочему моменту, который касается именно этого сотрудника.

И здесь необходимо сделать акцент, что это диалог, в котором вы слушаете и слышите своего подчиненного, а он понимает и воспринимает вашу точку зрения.

По эмоциональному окрасу обратная связь бывает:

  1. Позитивной. Когда вы ставите перед собой цель мотивировать сотрудника, поддержать его правильный настрой и т.д.
  2. Нейтральной. Когда вы синхронизируете свои взгляды на какой-то вопрос.
  3. И негативной или развивающей. Когда вы хотите скорректировать отношение подчиненного к тому или иному вопросу или попросту поругать за проступок.

Когда следует давать обратную связь?

Случаи, когда необходима обратная связь можно разделить на два типа:

  1. Плановая обратная связь. Это может быть обсуждение компетенций сотрудника, реакция на долговременные негативные или позитивные тенденции в его работе, обсуждение исполнения сотрудником индивидуального плана развития и т.п.
  2. Ситуативная обратная связь. Реакция и обсуждение конкретного рабочего инцидента, подведение итогов по конкретной задаче, проекту.

Для развития сотрудника, понимания его сильных сторон и персональных зон развития, необходимо давать как плановую обратную связь, так и проводить ситуативные обсуждения.


Периодичность. Как часто нужно давать обратную связь?

Обратную связь следует давать каждому вашему подчиненному регулярно и качественно, т.к. любой человек вправе мыслить по-своему, да и когнитивные искажения индивидуального восприятия никто не отменял.

Поэтому, если хотите, чтобы ваша команда мыслила и действовал с вами как единое целое, развивайте в себе навык регулярных индивидуальных и коллективных диалогов с подчиненными.


Основные принципы при диалоге с подчиненными

  1. Планируйте время. Во время вашего диалога с сотрудником не должно быть спешки и параллельных дел. Не следует отвлекаться на звонки, электронную почту и других сотрудников. Если вы не можете не отвлекаться от важных дел, планируйте обратную связь на вечернее время.
  2. Умейте слушать. Подчиненный прежде всего человек, а любой человек хочет быть услышанным. Давайте закончить мысль собеседнику, даже если вы понимаете его с полуслова, не перебивайте.
  3. Избегайте неопределенности. Ведите открытый и честный диалог. Если ваш взгляд на эффективность сотрудника или какой-то другой рабочий аспект отличается от взгляда самого сотрудника, важно добиться понимания им вашей точки зрения.
  4. Учитесь управлять эмоциями, чтобы эмоции не управляли вами. Даже если вы проводите экстренную обратную связь по недавнему критически негативному инциденту, избегайте излишней эмоциональности в общении с подчиненным. Помните, чересчур эмоциональная обратная связь может быть воспринята сотрудником как «шеф просто не в духе», за эмоциональностью может потеряться суть вашей точки зрения.
  5. Итогом обратной связи должны быть конкретные совместные действия. Самый плохой вариант, когда каждый остался при своем мнении, даже если вы получили дежурное согласие сотрудника в стиле «виноват, исправлюсь».

Алгоритм выстраивания обратной связи

  1. Начните диалог с обозначения предмета диалога. Обозначьте вопрос или инцидент, который вы хотите обсудить с сотрудником.
  2. Попросите сотрудника высказать свое мнение по повестке: «Расскажи, какое у тебя мнение по данному вопросу?» Вы должны не только показать, что проявляете интерес к взгляду сотрудника, но и добиться понимания его точки зрения. При уточнении старайтесь избегать закрытых вопросов.
  3. После того, как вы поняли позицию сотрудника и уточнили все аспекты, вы можете начать представление своего взгляда. Обязательно уточняйте, правильно ли сотрудник вас понимает.
  4. Помните, что это диалог. Если при высказывании точки зрения сотрудник что-то уточняет, дайте ему высказаться, при необходимости задайте открытые уточняющие вопросы.
  5. При достижении понимания сторонами взаимных позиций, подведите итог, обозначив конкретные действия: «Я предлагаю сделать следующее…» Обязательно получите согласие с вашим планом мероприятий.

Лайфхаки

  1. Если вы даете негативную развивающую обратную связь сотруднику, чтобы избежать реакции «шеф просто не в духе» начните свою речь с положительных моментов, например: «Мне нравится как ты общаешься с клиентами, у тебя очень хорошие знания по продукту. Единственный момент, который мне не понравился на сегодняшних переговорах…»
  2. Регулярно хвалите своих подчиненных. Не формально и не за красивый галстук или цвет глаз. Но если сотрудник сделал что-то полезное, проявил инициативу или успешно реализовал какой-то проект, хвалите. Хвалите публично и в личном диалоге. Любому сотруднику приятно осознавать, что руководитель замечает и отмечает его заслуги, при этом развивающая обратная связь будет восприниматься в разы эффективнее.

Заключение

Хвалите своих подчиненных, ругайте, слушайте и слышьте их точку зрения, учите и учитесь у своей команды. Все великие сражения выигрывают не генералы, но, перефразируя известное выражение: «Руководитель, не желающий кормить свою армию регулярной обратной связью, вскоре будете кормить армию своих конкурентов».

Подписывайтесь на нас в соцсетях, если хотите быть в курсе последних событий в сфере бизнеса и технологий. 

Не менее интересные публикации