Как разработать и внедрить процессную модель в компании
База знаний База знаний

Как разработать и внедрить процессную модель в компании

Евгения Буглакова - бизнес-стратег; управляющий партнер ASBA-консалтинг; профессиональный фасилитатор; командный коуч; организатор Клуба Читающих Бизнесменов в Барнауле.

Для начала давайте поймем зачем?

Если у вас небольшая семейная фирма, где все с душой и любовью взаимодействуют с клиентом или крупный завод, где с советских времен сохранилась система отделов, цехов и все сотрудники работают по команде вышестоящего руководителя или какая-то другая система, при которой, вы в текущем режиме достигаете нужных результатов, а все сотрудники исключительно исполнительны и дисциплинированы и при всем при этом вы уверены, что так будет продолжаться всегда, то не трогайте! Вам крупно повезло!

Стоит задуматься, если хотя бы один или два из этих пунктов вам знакомы:

  • Вас больше 70 человек (в моем опыте это какая-то магическая цифра после которой «ручное управление» не работает)

  • В команде вы часто слышите «я за это не отвечаю», «наш отдел этим не занимается»

  • Компания работает на конкурентном рынке, где нужно быстро выводить продукты, развивать новые направления

  • Вы решаете вопрос клиентоориентированности заменами брака, выплатой бонусов или еще хуже - штрафов, но проблем меньше не становится, ну или вообще ваш отдел продаж или производственный отдел считает клиента неадекватным

  • Вы уже год или два ставите цель в Х млрд, а прирастаете на 10% и выручка по-прежнему шестизначная ;-)

  • Множество идей «канули в лету», так и не найдя реализации

Если в одном из этих пунктов вы узнали себя, то давайте разбираться в чем разница процессной модели и привычной нам функциональной. Вспомним организационную структуру. На ней есть директор и дальше каскад сотрудников с вертикальным подчинением. Кого мы не видим на этой схеме? Клиента! А кто несет деньги в компанию? Клиент! Странно? Да!

Процессная модель начинается и заканчивается клиентом. А еще в этой модели совсем не важно кто кому подчиняется. Важно – кто с кем взаимодействует! 

В процессной модели важен результат! Результат каждого процесса, который работает для того, чтобы преобразовать входящий ресурс в выходящую ценность.

Удивительно, что устанавливая KPI и показатели отделов, которые приводят к внутренней конкуренции мы ожидаем, что это сложится в конечный результат компании. Не сложится, потому что каждый борется за свой KPI. В процессной модели – каждый отвечает за результат процесса. А каждый процесс имеет свое назначение. Основные группы процессов в зависимости от целей выглядят так:

  1. Производственные процессы – это процессы, зарабатывающие деньги, напрямую оказывающие влияние на продукт или услугу (продажи, производство, снабжение, логистика)

  2. Обслуживающие процессы – это процессы, которые расходуют деньги и напрямую с продуктом и услугой не взаимодействуют, но обеспечивают работу процессов первой группы (обслуживание оборудования, управление персоналом).

  3. Процессы менеджмента – создают правила работы для первой и второй групп процессов, обеспечивают их экономическое, юридическое и цифровое сопровождение.

 Теперь, когда розобрались с основными понятиями, перейдем к этапам внерения процессной модели:

  1. Определите стратегию компании.

  2. Перечислите процессы для всех трех групп в вашей компании в зависимости от стратегии.

  3. Установите роли в процессах (владелец процесса – отвечает за результат, участники процесса – содействуют владельцу процесса в получении результата).

  4. Определите порядок взаимодействия процессов и входы/выходы (это называется карта процессов верхнего уровня).

Рисунок-1.png

  1. Установите ожидаемый целевой результат процесса (измеримые показатели, которые будут сигнализировать о том, как работает процесс). У вас получится такая панель управления каждым процессом, которая будет сводить все управление к стратегическим целям.

  2. Оцените риски по процессам.

Определите где чаще всего может быть сбой и в каком случае он приведет к существенным последствиям (их тоже можно оцифровать)

  1. Там, где есть риски в процессе/этапах процесса примените один из способов минимизации риска, например: Автоматизируйте операцию. Опишите в регламенте и визуализируйте. Добавьте операцию контроля после этапа с риском.
  2. Внедрите системы контроля исполнительской дисциплины, например, внутренние аудиты.
  3. Используйте систему постоянного улучшения. Работа с рацпредложениями; Анализ показателей процессов и отчетность по ним на советах по улучшениям; Сбор данных о несоответствиях (сбоях в процессах); Внутренние аудиты; Анализ результативности системы менеджмента со стороны высшего руководства.
  4. Оценивайте результативность своей процессной модели на годовых советах и улучшайте!

Практикой нескольких сотен компаний в моей практике и сотен тысяч в мире проверено – работает. Желаю результативных процессов!

Подписывайтесь на нас в соцсетях, если хотите быть в курсе последних событий в сфере бизнеса и технологий.

Не менее интересные публикации