Как выбрать облачное ПО для цифровой трансформации документооборота фото
База знаний База знаний

Как выбрать облачное ПО для цифровой трансформации документооборота


Илья Веригин - директор по работе с органами государственной власти Биорг.

Согласно исследованию PwC, 58% респондентов сомневаются в безопасности «облаков» и облачного ПО. Больше всего боятся утечек данных, их нецелевого использования третьей стороной, полной утраты данных. Тем не менее, 40% опрошенных хранят в «облаках» информацию о клиентах, включая персональные данные.
Секрет привлекательности облаков в том, что здесь можно быстро масштабироваться и разворачивать новые сервисы. Так, согласно исследованию Accenture, банки, активно использующие облака при развертывании ИТ-систем, наращивают выручку в 2 раза быстрее тех, кто не применяет облачные технологии.

Выбирать облачное ПО нужно, конечно, в зависимости от существующих задач. Например, такой задачей может стать автоматизация оцифровки документов и распознания изображений. Такими могут быть бухгалтерская «первичка», комплекты трудовых документов, паспорта, ипотечные пакеты заемщиков, рукописные обращения граждан в органы власти и т.д.

Сейчас оцифровка документов - очень популярная тема, связанная с задачей цифровой трансформации государства и бизнеса. Базы данных, на основе которых будет осуществляться мгновенное цифровое взаимодействие в будущем, нужно сегодня наполнять качественной информацией, значительная часть которой существует только в бумажном виде. Это гигантские объёмы.

Переносить эту информацию вручную — утопия. Закупать оборудование для сканирования, отдельное коробочное ПО для обработки сканов и учить сотрудников работать с этим – подходит не всем. Сервис на основе облачного ПО может здорово выручить — заказчик получит результат при нулевых вложениях в инфраструктуру и в найм дополнительного персонала.

Больше всего вопросов в случае с облачной оцифровкой документов вновь возникает по безопасности данных, обрабатываемых вне контура заказчика.

При этом в ФЗ-152 нет никакого запрета на хранение и обработку данных в «облаке». Нужно только соблюсти условия соответствия этого процесса законодательным требованиям: необходима локализация серверов облачного провайдера в России, наличие лицензий ФСТЭК, ФСБ. Строжайшие ограничения введены только в отношении гостайны – на работу с ней нужна специальная лицензия ФСБ.

В общем случае ограничения на обработку документов с помощью облачного ПО — это скорее предубеждение, корни которого в непонимании политики безопасности хранения и обработки данных, отсутствии культуры работы с данными.

Например, бухгалтер может считать, что, если у него «утечёт» платёжка и кто-то увидит отношения компании с контрагентом, случится что-нибудь плохое. Конечно, утечка любых данных — плохо по определению. Однако, исходя из опыта иностранных компаний, которые открыли в России представительства, можно назвать напрасным страх передавать в облако платёжки: иностранцы спокойно отдают такие документы в облака, ограничиваясь NDA (non-disclosure agreement – соглашение о неразглашении) в договоре на их обработку, где прописана ответственность сторон.

При выборе облачного ПО для оцифровки целесообразно следовать следующим правилам:
  • смотреть на опыт компании и её сотрудников
  • оценивать доверие других участников рынка к сервису
  • проверять наличие лицензий и сертификатов на работу с данными
  • удостовериться в наличии зрелой инфраструктуры и политики безопасности, чтобы избежать утечек и воровства данных
  • оценить размер компании-облачного провайдера
  • проверить наличие технологий деперсонализации
Тонкости работы с персональными данными — вопрос, который традиционно беспокоит банки и финансовые организации. Многие наотрез отказываются что-либо передавать за пределы собственного контура.
В случае с облачным ПО выход здесь может быть технически очень простой: чтобы не передавать данные на обработку в виде целых документов, их предварительно деперсонализируют.

Для этого в контуре заказчика устанавливают ПО, которое «режет» любой отсканированный документ на фрагменты. Эти фрагменты уходят в «облако» на обработку, а потом возвращаются и пересобираются нейросетью в контуре заказчика в целый документ — уже цифровой.

И всё же отказаться от применения облачного ПО зачастую проще, чем следовать всем регуляторным правилам.

По этой причине, главным критерием выбора облачного ПО становятся не целесообразность и оптимизация бизнес-процессов, а позиция службы безопасности, которая говорит принципиально можно или принципиально нельзя использовать такое ПО. Большинство заказчиков на сегодняшний день с трудом превозмогают свои внутренние регламенты, хотя отдельные позитивные подвижки очевидны.

Подписывайтесь на нас в соцсетях, если хотите быть в курсе последних событий в сфере бизнеса и технологий.

Не менее интересные публикации