Метод составления списка задач, ключевых задач: Task List / To Do List
База знаний База знаний

Метод составления списка задач, ключевых задач: Task List / To Do List

Богдасарова Виктория - практикующий психолог, тренинг-менеджер.

Когда я слушаю, на личных консультациях и тренингах по time-менеджменту фразу «у меня нет времени на это» - я однозначно понимаю, что у человека нет четкого понимания о том, что такое 24 часа и как ими распоряжаться.

Когда мы определяем: что делать, зачем и сколько у нас времени – стратегия «составление списка дел» становится нашим неотъемлемым помощником. Кажется, что нет ничего проще, но даже в составлении списков задач на каждый день есть свои секретики.

Task List / To Do List – это список задач, который составлен для достижения определенной цели. Как научиться составлять список качественно?


Отдых

Первое, что мы планируем в списке любой срочности – отдых. Если не выделяем время для отдыха в день/неделю/месяц/год – то, на какой энергии тогда, мы будем выполнять задачи? Не зря, начиная со школ и заканчивая крупными организациями, рабочие графики строятся от дат каникул/отпусков.


Наглядность

Покупаем или делаем своими руками красивый планер, чтобы каждый день было приятно оформлять задачи и с чувством исполненного долга помечать галочкой выполненные. Желательно делать записи и ставить галочки разными цветами – мозгу так понятнее.

Альтернатива: Если Вам неудобен такой формат, то в наше время есть много программ для гаджетов. Даже календарь в телефоне можно расписывать по времени и задачам, тогда у Вас даже автоматически будут срабатывать напоминания о том, что нужно приступить к новой задаче.


Ёмкость

Мозгу – чем проще, тем лучше для восприятия. Чтобы не возникала каша и паника от того, что тебе нужно сделать целую кучу дел – научись сокращать и структурировать свои мысли.


Время

Когда нет дедлайна, мозг начинает чаще отвлекаться и растягивать мыслительный процесс. С конкретикой на выполнение, он спешит выполнить задачи быстрее, чтобы выйти из стрессовых рамок.

Интересно: Никаких противопоказаний к такого рода стрессам - нет. Мозг – самый энергозатратный и ленивый орган, поэтому временные рамки для него – выход из зоны комфорта, что полезно для ментального роста.


Планирование

Всем удобно по-разному, поэтому не буду настаивать на раннем подъеме или позднем отходе ко сну, из-за того, что нужно составить план. Но для систематизации всех Ваших дел важно заранее классифицировать их по приоритетности, длительности исполнения, срочности и тд.


Приоритеты

В книгах по тайм-менеджменту, например, Дэвида Аллена, Дэна Кеннеди, Брайана Трейси, можно найти много упражнений по ранжированию задач.

В статье представлю парочку популярных, которые использую на тренингах:

Техника 2/8 или 3/7. Лучше не ставить больше 3х объёмных задач в день, чтобы не случилось эмоциональное перегорание. Поэтому действуем по принципу: 2 объёмные + 8 задач поменьше, или же 3 не очень приятные для выполнения задачи + 7 приятные.

«Бифштекс». Вы же не съедите весь кусок разом? Его нужно порезать на мелкие кусочки. Такое сравнение используют, когда есть одна большая задача, которую нужно решать поэтапно. Разбив задачи на подзадачи, станет понятно, сколько времени уйдет на выполнение и какие аспекты нужно выполнять первее.

Матрица «Эйзенхауэра». Когда мы делим квадрат на 4 части, и выписываем: «важные и срочные дела», «важные, но не срочные дела», «срочные, но не важные дела», «не срочные и не важные дела».

Важно: все эти техники с лёгкостью можно найти в интернете и в книгах по тайм-менеджменту, например: Дэвида Аллена, Дэна Кеннеди, Брайана Трейси - они работают. Но найти те техники, которые будут работать конкретно для вас – вы можете сами или с помощью специалиста.

Секреты:

Начните день, с чего-то лёгкого, чтобы настроить мозг на состояние «всё просто», например: позавтракать – выполнено, умыться – галочка, гимнастика – выполнено

Чтобы ведение списков стало эффективным и сработало, его нужно заполнять, не переставая. Вам понадобится 21 день выдержки, чтобы списки стали Вашей привычкоц

Ставить галочки, когда дело выполнено – один из видов особого удовольствия.

Научившись следовать спискам, у Вас получится эффективно управлять Вашей жизнью.

Поймите и примите: невозможно быть сфокусированными постоянно только на работе, и это нормально - когда мысли отлетают куда-то. Поэтому важно давать себе время на отвлечение, и даже записывать: «Мысли о чем, смещают мой фокус внимания с выполнения важных задач?» Возможно, это и есть «наиболее приоритетные задачи», которые вы забыли включить в список дел, или тот самый «бифштекс», поэтапное решение которого вы откладываете.

Подписывайтесь на нас в соцсетях, если хотите быть в курсе последних событий в сфере бизнеса и технологий.

Не менее интересные публикации