Продуктивность и управление временем: какие ошибки мы допускаем
База знаний База знаний

Продуктивность и управление временем: какие ошибки мы допускаем

Миридонов Максим - руководитель отдела по работе с клиентами креативного агентства TRIKO.

Бегуны делятся на два типа — спринтеры и стайеры. Первые делают рывок и выкладываются по максимуму на короткой дистанции. Вторые распределяют свои силы так, чтобы без потерь ресурса одолеть суточный марафон. В работе все так же: сотрудники делятся на креативных (спринтеров) и пунктуальных (стайеров). 

Первые способны собрать весь свой творческий потенциал, волю и энергию “в кулак” и дать мощный рывок продуктивности или набор идей в краткий отрезок времени. Но у них бывают проблемы с тайм-менеджментом: их натура — творчество, которое подразумевает хаос. Вторые могут блистать идеями куда реже, но они стабильны и умеют работать планомерно, не теряя продуктивности. Идеально, если человек способен переключаться из одного состояния в другое, и этому можно учиться. А для руководителя любой команды очень важно умение использовать сильные стороны сотрудников каждого типа и помогать им балансировать между пунктуальностью и креативностью.

Как в личном управлении временем и делами, так и во взаимодействии с командой, на мой взгляд, есть несколько важнейших ошибок — их надо отслеживать и искоренять:

  1. Нет списка дел. Логика очень проста: составление списка занимает 10-15 минут, а экономия времени за счет его наличия может составлять несколько часов.

  2. Нет четких формулировок задачи или цели. Все дела должны быть описаны детально, с указанием дедлайнов и нюансов вплоть до адресов и контактов.

  3. Не расставлены приоритеты. Часто бывает: вы прекрасно знаете, что самое важное, но как бы избегаете визуализировать это в списке! В итоге — прокрастинация, откладывание и вечное “делание срочного вместо важного”.

  4. Не используются специальные методы или планировщики. Есть разные правила и подходы, таймеры типа Pomodoro, приложения от Todoist и Microsoft To Do до Trello и досок Канбан. В конце концов, есть классический ежедневник и ручка! Важно найти свой способ и использовать его: да, бывает лень и не охота, но без этого с большим потоком задач просто не справиться!

  5. Нет фокусировки на задаче. Отсутствие концентрации и фокусировки, а также попытка быть многозадачным плохо влияют на результат. Причины могут быть разные: вы в тревожном состоянии ума, приболели, устали или не выспались, и вас раздражает и отвлекает все вокруг: разговор коллег, дребезжание телефона, крики за окном и т.д. Надо искать состояние концентрации — иначе вы сделаете 2 дела, но все будут сделаны одинаково плохо или с ошибками.

Бывает и так, что человек — безотказный или хочет “заработать очки”: соглашается на выполнение задач с заведомо нереальными объемами или сроками. Возможно, он устал и выгорел и даже сам не понимает, что не справится в положенные сроки — и тут очень важна роль руководителя. Он должен понять, отчего “поплыли дедлайны”: от низкого уровня или от необходимости отдыха у сотрудника. И затем — принять соответствующие решения. Но, пожалуй, самое важное — сам лидер команды должен уметь управлять временем. Потому что если он сам этого не умеет, то и помочь сотрудникам не сможет. А значит, проблемы своевременного выполнения работ будут нарастать как снежный ком.

Подписывайтесь на нас в соцсетях, если хотите быть в курсе последних событий в сфере бизнеса и технологий.

Не менее интересные публикации