Почему я ничего не успеваю и как сделать так, чтобы времени стало больше? фото
Жизнь Жизнь

Почему я ничего не успеваю и как сделать так, чтобы времени стало больше?


Максим Овчаренко - директор проектов по развитию персонала в ЭКОПСИ Консалтинг.

Конечно, это вопрос с "подвохом". Да и вообще, сам термин - "управление временем", по сути, не корректен. Время - линейная величина и, по факту, мы не можем "управлять временем". У нас есть 24 часа в сутки, 365 дней в году. Так, чем же мы можем управлять? Тем, как мы распределяем свое внимание или энергию на своей временной линии. Следовательно, ответ на первый вопрос звучит так - привносить достаточно энергии во все, что мы делаем. Для этого – рассмотрим 10 критических ошибок тайм-менеджмента, чтобы успевать все, что было запланировано.

Ошибка первая - неверная оценка времени

Создайте чёткую картину всего, чем вы заняты, чтобы понять, как использовать время эффективно. На обучении мы проводим простой эксперимент, спрашивая:
  • сколько времени уходит, чтобы сделать чай/кофе
  • сколько часов в день вы тратите на мессенджеры и соцсети
  • сколько длится одна встреча.
Аудитория дает себе, в среднем, на 20-30 процентов меньше, чем требуется фактически. Так и при планировании мы закладываем меньше времени, чем требуется.

Вы ведете учет личных финансов, а как насчет времени? В отличие от денег, время -  невосполнимый ресурс, намного более ценный, чем деньги. Что бы произошло, если бы мы вели "бюджет" времени? Мы бы увидели, прежде всего, что времени требуется больше. Ошибка в учете времени является "встроенной" в большинство людей. И простым способом работы с ней является создание резервов в размере .... 40 % от плана. Из которых, 20 % - это компенсация "сжатого" представления о времени, а вторые 20% - это страховка на непредвиденное.

Ошибка вторая - отсутствие планирования

Современный менеджер - "болен" деланием. Очень сложно "ничего не делать". Даже зная о пользе планирования, мы не планируем … время на планирование... Что в итоге? Мы делаем то, что делать было не нужно. Это распространяется и на каждый день, и на жизнь, в целом. Выход есть - уделять время, собственно, планированию. Кто-то делает это раз в неделю, кто-то – ежедневно, а жизнь планируйте – ежегодно. 

Ошибка третья - жизнь в режиме тушения пожаров

Многие чувствуют себя "как белка в колесе", «в режиме тушения пожаров». Что это за пожары? У человека есть три главные сферы его жизни. Сферы, состояние которых определяет степень благополучия. Это - успешная карьера, любящие отношения, крепкое здоровье. Человек, как правило, начинает всерьез заниматься конкретной сферой, когда там начинаются проблемы, а раньше – не уделяет ей внимания. Тогда «пожар» в одной – перекидывается на другую, ведь все эти три сферы - взаимозависимы. Таким образом, следуйте простому принципу "делай так, чтобы важное не становилось горящим" - уделяй регулярно достаточно времени всем трем сферам.

Ошибка четвертая - неправильная расстановка приоритетов

Принцип Паретто говорит нам о том, что 20% наших усилий, приносят 80% результата. Вопрос - на что нужно направить наши 20% усилий, чтобы получить этот самый результат?

Для этого эксперты предлагают использовать простой, известный инструмент - Матрицу Эйзенхауэра. В ее основе две шкалы: важность и срочность. Задача важна, если:
  • необходима для выполнения для реализации ключевых целей
  • предотвращает серьезную угрозу  
  • ведет к качественному скачку к цели.
Чем определяется срочность задачи: если задача не будет реализована немедленно, выполнение ее потеряет смысл.

Таким образом, к любому делу могут быть заданы два вопрос: дело важное? Срочное? Принцип расстановки приоритетов по Матрице Эйзенхауэра следующий:
  • срочные и важные дела - выполняются сразуне
  • срочные и важные дела - планируются 
  • срочные и неважные дела - делегируются
  • несрочные и неважные дела - не делаются.
Работа с матрицей ведется в два этапа. На первом этапе выполните аудит ваших дел и оцените, какой процент дел к какому квадранту относится? Как правило, у большинства людей больше дел в квадранте "срочно и важно". На втором этапе, работая с матрицей, нужно прийти к тому, чтобы самый заполненный квадрант был "несрочные и важные". Это снизит стресс, позволит выйти из гонки и жизни в режиме "тушения пожаров".

Ошибка пятая - ментальные ловушки

На что еще, кроме действительно важного для нас, для дела - мы тратим свое время и энергию? На те дела, в которые мы вовлекаемся благодаря 4-ем ментальным ловушкам.

Ловушка первая - «Всегда готов»: Мы соглашаемся сделать больше, чем позволяет имеющееся у нас время. В эту ловушку мы попадаем, когда не можем отказать в очередной просьбе, поручении, когда беремся за все, лишь бы не расстраивать другого человека, не прослыть лодырем или неумехой. Это те сотрудники, которых "грузят, потому что те - везут".

Ловушка вторая - «Незаменимый»: Мы не можем не поучаствовать в происходящем. Это ловушки, в которые попадают чрезмерно контролирующие руководители, склонные к микроменеджменту, родители, контролирующие уже взрослых детей и влезающих в их жизнь. Таким людям кажется, что другие без них не справятся, они стремятся "причинить пользу" как можно большему количеству людей, не уделяя времени главному - своей жизни, своему делу.

Ловушка третья - "Муравей»: Мы стремимся заполнить делами каждый свободный момент. Такой человек все время чем-то занят. Даже в выходные он занят домашними делами, а на отдыхе также занимает все время чем-то. Часто за этим кроется нежелание смотреть на свою жизнь, на то, что человек живет не своими ценностями и делает то, что ему, в общем-то, не по душе.

Ловушка четвертая - «Всегда недостаточно хорошо»: Нас устраивает только то, что сделано идеально. Это перфекционисты. Для которых важна каждая мелочь, все необходимо довести до совершенства, все должно быть сделано идеально. Между тем, они упускают главное - кто не совершает ошибок, тот не учится и именно этого себя лишают перфекционисты.

Как преодолеть эти ловушки? «Всегда готов» - научиться говорить «нет». «Муравей» - делать дни (часы) без дел, для себя, без дел и без гонки. «Незаменимый» - создавать новую установку (они справятся без меня). Фокусироваться на приоритетах. «Всегда недостаточно хорошо» - давать себе право на ошибку.

Ошибка шестая - откладывание на потом

Многие работают и живут в режиме прокрастинации. Откладывая на потом, до последнего момента и тогда, когда "прижмет" - делая работу в авральном режиме. Причем, этот паттерн распространяется не только на рабочее время или дела, если присмотреться, то есть люди...откладывающие на потом свою жизнь. Свои цели, мечты, устремления. Хорошим способом начать дело, не откладывая, является инструмент "дело на 5 минут". Суть в том, чтобы дать себе потратить на дело хотя бы 5 минут времени. Это немного, но дело уже начато! В следующий раз еще 5 минут, потом еще, а там глядишь - дело сделано!

Ошибка седьмая - работа без учета циркадных ритмов

Если проанализировать свою активность в течение дня, то можно заметить стадии "приливов" и "спадов" - как в море или океане. Также и у человека - есть время дня, в которые наша энергия приходит в пиковые состояния, либо наоборот, идет на убыль. Эти ритмы называются "циркадными" или "биологическими". Хитрость заключается в том, чтобы планировать дела, требующие максимальной вовлеченности и концентрации - на пиковые часы. Для кого-то это 11 утра, для кого-то 9, а у кого-то пик приходится на 16-ть. Циркадные ритмы индивидуальны, исследуйте их самостоятельно. Кроме ежедневных, есть ритмы и у недели, например, средне-статистически вторник является самым продуктивным днем. Планируйте дела в соответствии с циркадными ритмами, чтобы использовать природные ритмы на пользу себе и делу.

Ошибка восьмая - работа без перерывов

Стремление сделать все и сразу, работая без перерывов - прямой путь к хроническому стрессу. Нам не часто приходит в голову делать перерывы "просто так". Это кажется неуместным. Немного "повезло" курильщикам - они имеют "законное" основание "подышать" воздухом. А что делать остальным? Дать себе право на перерывы! Принцип простой - каждый час делать 5-ти минутный перерыв для "ничего-не-делания". Просто -созерцать, дышать, расслабляться. Как в фитнесе делают перерывы между подходами для восстановления, так и в тайм-менеджменте – важны регулярные паузы в деятельности.

9. Ошибка девятая - стремиться делать все самостоятельно. Есть такое выражение - "хочешь, чтобы было сделано хорошо - сделай это сам". Следуя этой установке, менеджеры выгорают, развивают микроменеджмент. За этим стоит, как правило, страх доверить, страх утраты контроля, неумение делегировать. Как итог - менеджер перегружен, сотрудники - расслаблены. Аналогичная ситуация в семье, где один из родителей взваливает на себя весь объем дел, а второй плюс дети - на расслабоне. Выход простой - используя Матрицу Эйзенхауэра, а также отвечая на вопрос себе "что из этого я могу делегировать" - делать это.

Ошибка десятая - попытка делать слишком большие дела за раз

В тайм-менеджменте есть такое выражение "съесть слона". Так говорят, когда мы пытаемся планировать сложные, комплексные дела за один раз. Например, "развивать сотрудников", или "обновить гардероб", или "найти клиентов" и так далее. Такие дела, как правило, остаются не начатыми, либо не сделанными - ведь наше сознание просто не знает - как к ним подступиться. Для него это тоже самое, как если бы тот, кто никогда не зарабатывал миллион, вдруг решил сделать это. Стена кажется непреступной. Простой и действенный инструмент для работы с этой ошибкой - разбивать большие дела на небольшие, но очень конкретные части.

Чем меньше шаг, тем легче его начать и выполнить, чем он конкретнее, тем яснее для создания и легче выполняется

Таким образом, время линейно, и мы не можем сделать его больше, но можем качественно распределять свое внимание и энергию, вкладывая его больше в то, что действительно важно. Выявив свои ошибки в тайм-менеджменте, вы скоро обнаружите, что ваш день стал менее загружен, вы – спокойнее и времени – больше.
Кстати, а на что вы потратите «дополнительное время»?

Подписывайтесь на нас в соцсетях, если хотите быть в курсе последних событий в сфере бизнеса и технологий.

Не менее интересные публикации