Адаптация новичков: как организовать в компании
Офис Офис

Адаптация новичков: как организовать в компании

Дарья Буркова - директор по маркетингу iBOX, руководитель отдела маркетинга Автоцифра, консультант PR&Marketing.

Часто первый день на новой работе, для сотрудника похож на блуждание в глухом лесу. А ведь именно в первые рабочие дни, при смене работы, новички преисполнены энтузиазма сворачивать горы и делать большие дела. Так как же сделать так, чтобы лес был не глухим, а светлым и словно, до боли знакомым. Сейчас я приведу несколько не сложных инструментов, при реализации которых, любая новая среда превращается в привычную.

Первым лицом с которым встречается новичок, как правило становиться специалист по побору персонала. Именно он первично отбирал кандидата, сопровождал по этапам собеседования и высылал тестовое задание. Он на момент сейчас – лучший друг вашего нового сотрудника, попросту потому что других он не знает.  И тут  HR-специалист должен четко понимать одну очень важную идею -внедрение и адаптация вновь пришедшего члена команды, это основа его спешной работы.

82% сотрудников утверждают, что корпоративная культура является сильным конкурентным преимуществом компании. Им важно, чтобы организация действовала согласно определенным принципам, имела миссию и ценила персонал. И лучше с первых нот донести эту информацию еще на этапе адаптации персонала или онбординга. Это поможет очаровать новичков, закрепить первое положительное впечатление уже в качестве сотрудников и удовлетворить потребность в базовых вещах для организации рабочего процесса. 

Для ровной и спокойной адаптации помогут:
Приветственная книга или Welcome Book. Это несложный и довольно эффективный инструмент, его часто называют «справочник сотрудника» или «книга сотрудника». По сути, это комплексная инструкция, которая позволяет сотруднику избежать типовых, часто повторяющихся ошибок, получить ответы на простые и часто задаваемые всеми вопросы, и дать ему максимально возможное понимание на внутреннее устройство организации в той степени, которая обязательна к пониманию каждым.

Например, справочник может ответить на вопросы вроде:
  • где находится кофе-машина и кафе?
  • где взять кружку?
  • как заказать канцелярские принадлежности?
  • где найти сисадмина?
  • как выглядит и где обычно находится Главный Босс?
  • как выглядит структура компании?
  • к кому обращаться по поводу «и тут может быть какой угодно вопрос»?
  • и даже принято ли отмечать дни рождения на работе и как это происходит?
Структура и содержание подобной книги достаточно стандартны, но порой унифицированы под какие то особенности компании. Здесь много зависит от целей создания.

Для начала WB можно сделать в виде перечня вопросов и ответов на наиболее частые вопросы, которые возникают у новых сотрудников. Такой формат давно известен в IT-сфере и называется F.A.Q. или просто FAQ (Frequently Asked Question — часто задаваемые вопросы). Если вопросов накапливается достаточно много, то имеет смысл разбить их по рубрикам.

Другой вариант — сразу сделать все основательно и структурировать информацию. Так как welcome book можно отнести к разновидности регламентов SOP (Standard Operating Procedures), то разумно учесть их содержание и логику построения.

Стандартное же содержание выглядит примерно так:
  • Информация о компании — ценности, миссия, история, цели на ближайший год.
  • Организационная структура — зоны ответственности, кто чей подчиненный и начальник, какие принципы распределения работы в команде.
  • Команда — принципы общения как внутри команды, так и сотрудников с клиентами, табу в коммуникации и поведении. 
  • Общая информация — как пользоваться техникой, какие программы и сервисы нужны для работы, где находится парковка.
  • Организационные нюансы — какие документы нужно оформить в первую рабочую неделю, каким может быть карьерный рост, кто именно будет заниматься вопросами официального трудоустройства. Вариант исполнения опять же может быть разным, это может быть и отпечатанный небольшим тиражом книжный вариант, либо электронный вариант в формате PDF.
  • Еще один интересный инструмент — это «Приветственный подарок» -welcome gift или welcome kit. Здесь в отличии от WB цель имиджевая- развития HR бренда. Также он показывает (особенно если в коробке есть именная открытка от директора или HR-директора), что сотрудника в организации действительно ждали, а это повышает лояльность и вовлеченность. В качестве подарка преподносится то, что поможет новенькому еще ближе ознакомиться с традициями, ценностями, корпоративной культурой компании и почувствовать себя причастным к команде. Все предметы обязательно брендированные: с логотипом, слоганом компании или важной корпоративным посылом.

Предметы такого бокса можно условно поделить на три категории, и компоновать исходя из философии компании:
  • Информативные. Это схема офиса или бизнес-центра, пропуск в здание, небольшая открытка с важными заметками и нужными онлайн доступами (если не предусмотрена отправка соответствующего электронного письма), ключ от рабочего кабинета, инструкции по парковке. Также часто в welcome package кладут чек-лист для первого месяца работы, где описаны основные задачи, ожидаемые результаты.
  • Практичные. Это вещи, которые важны для организации рабочего места или в целом рабочего процесса. Сюда относятся наушники, флешки, павербанки, канцелярия (ручки, карандаши, блокноты, календари), полезная книга.
  • Развлекательные. В эту категорию входят предметы, которые считаются имиджевыми. Это футболки, худи, чехлы для телефонов или ноутбуков, рюкзаки или тканевые сумки, чашки, термокружки, стаканы, полиграфические изделия (стикеры, наклейки, открытки), подставки под кружки, сертификаты, сладости, домашние тапочки, другое.
Еще один вариант помочь сотруднику ориентироваться и не плутать в пространстве -напечатать маршрут следования на обратной стороне пропуска.

Welcome это хорошее слово, поэтому используем его еще раз. В качестве внедрения и адаптации некоторые компании практикуют welcome тренинг. Это компиляция нескольких инструментов, с довольно обширным содержанием. В рамках адаптационной и вводной программы на начальном этапе проводите своеобразный тренинг, во время которого новички не отрабатывают навыки, а получают вводную информацию. На занятии ознакомьте сотрудников с культурой, традициями, корпоративной этикой компании.

В современных развивающихся компаниях адаптация новых сотрудников должна рассматриваться не как прихоть руководства или система поблажек для новичков. Внедрение программы выгодно как сотрудникам, так и компании, так как в достижении общих целей обе стороны получают максимально эффективный результат.

Грамотно разработанная система адаптации помогает компании: снизить текучесть кадров на 30-40%, получить квалифицированного работника, сформировать сплоченный коллектив, создать механизм оценки управленческих и профессиональных компетенций работников, выявить проблемы в существующей программе подбора кадров, развить управленческие качества наставников и руководителей.

Подписывайтесь на нас в соцсетях, если хотите быть в курсе последних событий в сфере бизнеса и технологий.