Как организовать новогодний корпоратив в 2021 году фото
Офис Офис

Как организовать новогодний корпоратив в 2021 году


Автор: Юлия Елисеева.

Меня зовут Юлия и вот уже более 6 лет я занимаюсь организацией и проведением новогодних корпоративов. На дворе уже конец ноября и давно пора задаться вопросом: как организовать корпоратив в этом году. Я подготовила для Вас пошаговую инструкцию, опираясь на свой многолетний успешный опыт в ивент сфере.

Первым делом необходимо определиться с бюджетом праздника: финансовый вопрос всегда является одним из самых главных, если не определяющих. В разных компаниях финансирование корпоративных мероприятий происходит по-разному: где-то денежные средства целиком и полностью выделяются организацией, где-то сотрудники оплачивают праздник из собственных средств, встречаются и смешанные варианты, когда компания финансирует фиксированную часть, а участники корпоратива доплачивают из своего кармана деньги, если бюджета не хватает. Нужно сразу иметь в виду, что денежные средства будут необходимы заранее, а не в день проведения праздника, так как необходимо будет вносить авансы подрядчикам и оплачивать площадку проведения торжества.

После того как с бюджетом ситуация станет более-менее ясной, нужно будет оперативно определиться с форматом праздника. На данный момент рынок ивент услуг предлагает огромное количество вариантов проведения новогодних корпоративов: это может быть классический банкет либо дружеская посиделка в офисе с приглашенным Дедом Морозом, это может быть интеллектуальная игра либо совместная поездка в путешествие. В этом плане можно дать простор своей фантазии, но необходимо учитывать состав участников мероприятия (пол, возраст, состояние здоровья, интересы и т.д.). В идеале я бы советовала провести опрос мнений людей и придерживаться того формата праздника, который был выбран большинством голосов. В это же время можно определиться с датой и временем торжества, удобными для большинства.

Когда у Вас есть финансирование и есть понятие желаемого формата праздника, нужно понять: воплощение задуманного будет осуществляться силами работников фирмы или с помощью нанятых специалистов. Конечно, быстрее и надежнее поручить этот момент проверенным организаторам и праздничным агентам, но и сами сотрудники могут достаточно качественно справиться с этой задачей, грамотно разделив обязанности.
В любом случае в коллективе должен быть тот человек, который будет самым ответственным за все мероприятие.

Это исключит тот вариант, когда из-за несогласованности действий, недопонимания и отсутствия контроля могут произойти форс-мажоры, ставящие под угрозу все мероприятие. У главного ответственного лица обязательно должны быть помощники: своего рода координационный совет по организации новогоднего корпоратива, который будет транслировать мнение коллектива. Вне зависимости от того, находится организация праздника в руках нанятых подрядчиков или проходит с помощью штатных сотрудников, перед ее началом необходимо распланировать порядок действий и следовать намеченному плану и таймингу безукоризненно.

Ниже я приведу пример чек-листа по организации банкета, как наиболее часто встречающегося формата проведения новогоднего корпоратива (но при некотором редактировании он может подойти для любого формата проведения этого торжества):

  1. Нужно найти площадку для проведения мероприятия. Это может быть кафе, ресторан, банкетный зал, коттедж и другое подобное заведение, где есть столы и стулья. Желательно выбирать место проведения банкета с собственной кухней, но при ее отсутствии эту проблему отлично решит кейтеринг. При выборе места проведения праздника нужно учесть несколько важных моментов: его месторасположение с точки зрения удобства и близости сотрудникам, достаточную для Вашего количества людей площадь банкетного зала (если планируются танцевальные паузы и выступления артистов, необходим дополнительный запас площади помещения), красивый интерьер и комфорт. Не поленитесь изучить отзывы, лучше - знакомых людей. Уточните перечень услуг, входящих в плату с человека: кроме еды, алкогольных напитков и обслуживания в предновогодние дни в нее часто входят услуги ведущего и музыканта. Везде составляйте договора.
  2. Параллельно с поиском банкетного зала нужно заняться поиском подрядчиков для проведения Вашего праздника. Минимальный набор: это ведущий в паре с диджеем, если их нет в заведении. Вторая половина декабря – пиковое время для работников праздничной индустрии: практически каждый день идут корпоративы, но в то же время свадьбы, юбилеи и прочие торжества в эти дни никто не отменял. В связи с этим будьте морально готовы к тому, что грамотных специалистов нужно будет потрудиться поискать заранее, к тому же цена в эти дни может быть выше средней из-за большого спроса на услуги. Если есть желание и бюджет праздника позволяет, можно найти и других подрядчиков: танцоров, певцов, артистов оригинального жанра, фотографов, видеографов и т.д. В этом случае я советую все же воспользоваться услугами организаторов или хотя бы попросить помочь опытного ведущего, который хорошо ориентируется в этих услугах.  Не забудьте о тематическом украшении зала, если он не украшен.
  3. Позаботьтесь о пригласительных для сотрудников, лучше в электронном виде, чтобы они всегда были под рукой. После бронирования банкетного зала и общения с выбранными подрядчиками продумайте транспортный вопрос: каким образом гости новогоднего корпоратива доберутся к месту его проведения и обратно. Лучше это устроить централизованно, для того, чтобы исключить возможные опоздания приглашенных.
  4. Отличной идеей будет вручение благодарностей по итогам работы отличившимся сотрудникам и небольших подарков - комплиментов всем гостям. Если среди Вашего коллектива есть творческие люди, то им можно подготовить выступления. Не забудьте о том, что практически всегда руководители в начале праздника поздравляют всех собравшихся – эту речь лучше также подготовить заранее.
  5. На самом банкете среди ответственных работников фирмы нужно распределить обязанности: кто-то фиксирует приход гостей, кто-то держит связь с подрядчиками, кто-то занимается транспортным вопросом и т.д.

Кажется, что все вышеописанное мной очень сложно, но, поверьте, ожидание праздника практически также приятно, как и его приход. Поэтому приготовления к новогоднему корпоративу и связанные с этим хлопоты будут очень приятными и нисколько Вас не обременят. Запомните ключевое правило любого праздника: несмотря ни на что, будьте в хорошем настроении и максимально получайте удовольствие от происходящего.

Спасибо за внимание! Буду рада, если моя статья окажется полезной для Вас.

С наступающим Новым Годом и Рождеством! Хороших Вам праздников, исполнения заветных желаний и крепкого здоровья!

Подписывайтесь на нас в соцсетях, если хотите быть в курсе последних событий в сфере бизнеса и технологий.


Не менее интересные публикации