Компьютерная техника для бизнеса: купить или арендовать?
Офис Офис

Компьютерная техника для бизнеса: купить или арендовать?

В конечном счете принцип любого бизнеса сводится к тому, чтобы заработать максимум при минимальных тратах. Одна из значительных статей расходов при запуске бизнеса — оборудование офиса компьютерной техникой. Сегодня существует множество программ для бизнеса, предлагающих не купить, а арендовать компьютеры, серверы и прочую технику. Стоит ли ими пользоваться и если да, то в каких случаях? Или покупка компьютеров в собственность компании — это в любом случае более правильное решение? Давайте разберемся.

Давайте сначала поймем, а какая техника вообще нужна? Мы сконцентрируемся только на компьютерном оборудовании, о кондиционерах и кулерах говорить не будем. Итак, основа всей офисной техники — сами компьютеры: фактически, перед предпринимателем в первую очередь встает вопрос, покупать/арендовать ли стационарные машины, либо же отдать предпочтение ноутбукам. Учитывая актуальные тренды на работу из дома и постоянную мобильность, ноутбук будет куда более уместным решением: это и даст больше свободы сотрудникам (они ее обязательно оценят), и упростит закупки и обслуживание: приобрести 20 ноутбуков (даже в аренду) проще, чем 20 комплектов ПК/мониторов/клавиатур и так далее.

Помимо ноутбуков имеет смысл задуматься о многофункциональных устройствах (МФУ), сочетающих в себе функционал принтера, сканера и копировальной машины — вы наверняка будете работать с бумажными документами, и здесь без специальной техники не обойтись.

Еще один важный вопрос — программное обеспечение: оно должно быть строго лицензионным. В противном случае вы не только нарушаете закон, но и рискуете потерять важные корпоративные данные, ведь пиратское ПО не обеспечивает того уровня надежности и сервисной поддержки, как лицензионный продукт. Здесь вариантов нет — арендовать ПО нельзя, поэтому на каждый компьютер нужно купить набор лицензионных программ.

Но как быть со всем остальным? Стоит ли приобретать технику в собственность или отдать предпочтение подписочной или арендной модели? Все зависит от условий.


Компьютеры

При принятии решения о покупке или аренде техники стоит учитывать такие факторы как, например, количество сотрудников и их профессиональные требования к технике. Если у вашей компании большой штат, то единовременное приобретение нескольких десятков компьютеров может сильно ударить по бюджету. Здесь вполне можно воспользоваться услугой подписки и оборудовать офис техникой за небольшую ежемесячную плату. Модель подписки хороша еще и тем, что каждый год парк устройств обновляется и вы за ту же “подписочную” сумму регулярно получаете новые, более продвинутые устройства. Это среди прочего позволяет вообще не беспокоиться об обслуживании техники — в рамках одного года вам это не понадобится. Услуги подписки предоставляет, например, сайт подпишись.рф или любая другая аналогичная площадка.

Важно учитывать и еще одно обстоятельство — какие именно компьютеры вам нужны? Простые и дешевые для коммуникации в почте и работы с офисными приложениями или продвинутые для 3D-проектирования и других требовательных задач? В первом случае разумнее выбрать разовую покупку техники — такие компьютеры не так подвержены моральному устареванию, и переплата за подписку в конечном счете окажется дороже, чем длительная эксплуатация 10-20-30 простеньких ноутбуков. С другой стороны, если компьютеры нужны мощные и производительные, подписка выручит: такую технику важно обновлять регулярно, и ежегодная покупка нескольких десятков дорогих устройств влетит в копеечку.

Если вариант с арендой вам ближе, важно выбрать правильную технику — беспроблемно проработать 5-7-10 лет может не каждый компьютер. Не стесняйтесь пользоваться специальными предложениями для малого бизнеса, коих сегодня на рынке множество. К примеру, производитель Acer предлагает всем новым корпоративным клиентам воспользоваться программой надежности: если в течение года после покупки ноутбук или ПК выходит из строя, компания и ремонтирует устройство, и возвращает деньги за него. Подобные предложения наверняка можно найти и у других крупных производителей: расширенную гарантию предоставляют многие компании.


Принтеры/сканеры

Главный совет здесь — отказаться от комплекта из принтера, сканера и копировальной машины в пользу одного многофункционального устройства (МФУ), сочетающего в себе весь перечисленный функционал. Часто и здесь аренда оказывается выгоднее покупки. Так, чтобы приобретение окупилось, вы должны ежемесячно печатать не менее 50 тысяч страниц — тогда это будет иметь смысл. Если же вы редко печатаете или сканируете, аренда обойдется вам дешевле. Еще один плюс аренды — обслуживание МФУ: если вы покупаете устройство в собственность, то поддержание машины в рабочем состоянии становится вашей головной болью. Если же выбрать хорошего подрядчика, то часто в услугу по аренде входит и обслуживание техники силами подрядчика.


Сервер

Еще один важная статья расходов при приобретении офисной техники — серверы и другие компоненты IT-инфраструктуры компании. Здесь варианта два: арендовать выделенный сервер у провайдера, либо купить физический сервер и поставить его в офисе. И здесь размер вашего бизнеса — ключевой фактор: если вы находитесь на старте и не работаете с большими массивами данных, облачное решение от стороннего провайдера будет выгоднее: вам не надо покупать машину, не надо ее обслуживать, не надо нанимать персонал айтишников — это все входит в ежемесячную сумму, которую вы платите провайдеру. С другой стороны, если данных много, если информация конфиденциальная, хочется хранить ее у себя в офисе, чтобы она не проходила через чужие руки. Облачное решение не обеспечит той гибкости и безопасности — здесь лучше выбрать собственный сервер. Качественная модель начального уровня вроде Altos BrainSphere T350 F5 не обойдется в значительную сумму, но вы будете уверены, что все ваши корпоративные данные не выходят за пределы офиса.

Еще один совет по экономии: ее можно добиться за счет тщательного планирования и отказа от устаревших типов устройств, которые перестали быть актуальны в 2021 году. К примеру, не стоит покупать стационарный телефон для каждого сотрудника, сегодня в этом нет необходимости: телефоны нужны отделу продаж и, например, ресепшену, остальные же сотрудники смогут удобно общаться и созваниваться в корпоративном мессенджере. То же касается, например, ПО: возможно, на старте, когда каждая копейка на счету, не стоит оплачивать корпоративный мессенджер на несколько десятков сотрудников — вместо Slack можно выбрать тот же Telegram или WhatsApp, которые предоставляют практические такой же функционал, но бесплатно. Конечно, Slack или другой аналогичный продукт их превосходит по ряду параметров, но на начальном этапе этим можно пожертвовать и вернуться к вопросу, когда бизнес встанет на ноги.

Подписывайтесь на нас в соцсетях, если хотите быть в курсе последних событий в сфере бизнеса и технологий.

Не менее интересные публикации