Совещание в Zoom: как провести эффективно
Личная практика Личная практика

Совещание в Zoom: как провести эффективно

Ирина Трочина - pr-менеджер московского сенсорного музея "Прогулка в темноте", в котором экскурсоводами работают незрячие люди.

В последние 1,5 года Zoom стал одной из самых востребованных площадок для рабочих встреч и совещаний. Такие “летучки” позволяют оперативно решать срочные вопросы и не быть привязанными к офису.

В музее “Прогулка в темноте” в связи с пандемией часть сотрудников работает удаленно: генеральный директор и специалист по работе с партнерами в гибридном графике (один-два дня в офисе, остальное время из дома), а менеджер по продажам, pr-менеджер и smm-специалист в других городах с разницей во времени со столицей в 2-4 часа.

Пандемия помогла выработать культуру встреч в онлайне, диктуя необходимость встречаться часто и быстро для решения срочных вопросов.
В таких условиях очень важно, чтобы встречи были комфортными и продуктивными. Поэтому команда “Прогулки” придерживается определенных правил проведения совещаний.

  1. Даты плановых совещаний известны заранее.Так как часть сотрудников работает с разницей во времени, для еженедельных и ежемесячных встреч выбраны конкретные дни и время. Каждый сотрудник вносит в свой рабочий календарь нужную дату и распределяет свое время так, чтобы точно присутствовать на встрече. Это также позволяет сэкономить время и не согласовывать каждый раз новые и новые временные слоты для собраний.
  2. Совещания всегда четко ограничены по времени. На каждую встречу выделено фиксированное количество времени (в основном это час-полтора, не больше). Беседа строится так, чтобы к 50-й минуте уже можно было подводить итоги совещания. Сотрудники высказываются только по делу, потому что понимают: если не закончить с этим вопросом сегодня, придется собираться внепланово. Это очень мотивирует не растягивать монологи :)
  3. Перед каждым созвоном в общем чате размещается повестка встречи. В ней — краткий перечень с вопросами для обсуждения и ключевыми моментами, которые нужно проработать. Также в повестке указан тайминг: сколько времени выделено на конкретный вопрос. Перед встречей сотрудники просматривают данные и не тратят время совещания, чтобы вникнуть в тему. Если нужно подготовить отчеты по направлениям работы или какие-то данные, это также указано в документе заранее.
  4. Сотрудники высказываются по очереди. В начале каждой встречи команда договаривается, кто за кем будет говорить. Это позволяет не перебивать друг друга и избегать пауз: каждый участник встречи знает, когда его очередь и готовится емко и кратко изложить свои идеи/соображения по тому или иному вопросу.
  5. После каждой встречи оформляется краткий протокол. В нем кратко отражена информация по теме встречи, основным решениям и ответственным за тот или иной вопрос. Он позволяет быстро вспомнить, о чем шла речь пару недель назад и сориентироваться в ситуации. Протоколы и повестки встреч находятся в общей папке и все сотрудники могут оперативно поднять нужные данные, не запрашивая их у коллег.
Все больше и больше рабочих моментов переходит в онлайн, и здесь важно, чтобы совещания и встречи проходили наиболее продуктивно. Команда музея “Прогулка в темноте” не сразу пришла к таким решениям. Но с использованием этих простых правил работать стало приятнее и быстрее :)

Подписывайтесь на нас в соцсетях, если хотите быть в курсе последних событий в сфере бизнеса и технологий.

Не менее интересные публикации