Онлайн-хакатон: как мы удаленно организовали работу 60 ИТ-команд на целую неделю

Ринат Зиганшин, руководитель бизнес-акселератора Digital SuperHero (ГК InnoSTage).

Коронакризис создал новые условия для ИТ-мира и внес коррективы в текущие проекты. Ожидалось, что с апреля по сентябрь Казань станет точкой притяжения талантливых команд — к запуску готовили марафон хакатонов Digital SuperHero. Однако пандемия внесла свои правки, и у нас было две недели на то, чтобы перестроиться на удаленный режим. Как итог, с 23 по 30 мая состоялся первый онлайн-хакатон в Татарстане на тему «Интеллектуальные транспортные системы и элементы ситуационных центров»^*. На 7 дней он объединил 180 человек из 35 городов для решения шести не самых простых задач.

Перевод мероприятия в онлайн в первую очередь сказался на сроках — мы решили отказаться от идеи двухдневного мероприятия и приняли решение провести его в течение недели. Стояла задача не только удаленно собрать людей из разных точек России, но и на семь дней организовать их работу. Здесь важно отметить, что, когда проводится 24-часовой или 48-часовой хакатон, чаще всего датами проведения становятся выходные дни, и фактически это помогает участникам сосредоточиться только на хакатоне. Перевод хакатона в недельный формат означал, что участникам предстоит работать над задачами в будние дни, поэтому первым шагом создания удаленного конкурса стало обеспечение взаимодействия между участниками и экспертами.

Создание рабочего пространства

С технической точки зрения мы выбрали платформу, которая работала по принципу «единого окна», поддерживала одновременно большое количество функций. Почему это было важно: если в офлайн-хакатоне единой точкой сбора и работы становится помещение, то в онлайне эту функцию должна была выполнять платформа, поддерживающая большинство возможностей:

регистрация и организация собственной команды,
организационные вопросы,
коммуникация между участниками и экспертами,
доступ к общению с другими командами,
возможность выгрузить решение,
возможность постоянно иметь под рукой «дорожную карту» мероприятия.

Что касается регистрации, то одним из требований к ИТ-специалистам было участие в мероприятии в составе команд, поскольку одиночным участникам было бы трудно справиться с поставленными задачами без поддержки. При этом наш хакатон предусматривал два варианта подачи заявки — индивидуальный и командный. Участник, чаще всего капитан, у которого команда была сформирована, просто регистрировал ее на платформе. При этом он мог видеть участников, зарегистрировавшихся индивидуально, и приглашать их к себе в команду. У одиночного участника была возможность создать собственную команду прямо на платформе — он мог присоединиться к текущим командам или объединиться с остальными специалистами, которые также подали индивидуальную заявку.

У каждого был личный кабинет, выбор номинации и задач, доступ к вебинарным площадкам, обеспечена возможность общения с экспертами, организаторами и другими участниками через чаты.

Помнить, что онлайн-хакатон — это тоже про нетворкинг

Еще один важный блок задач при организации онлайн-хакатона — это коммуникация и образовательная часть. В рамках программы хакатона был разработан график консультаций от экспертов. В нем было предусмотрено два типа взаимодействия: первый — строго по графику в отведенное для команды время, второй — в выделенное время, в течение которого любая команда могла подключиться к Zoom-комнате и получить ответы на свои вопросы. Это позволило участникам получать обратную связь на протяжении всего мероприятия.

Для помощи в решении каждой из шести задач хакатона была своя группа экспертов. График консультаций обеспечивал каждую команду индивидуальным слотом времени. Всего работало около 30 экспертов по 3—4 человека в группе: эксперты по предметной области и технические специалисты.

Ежедневно параллельно работало 6 Zoom-кабинетов. Кроме того, каждая группа экспертов вела отдельные чаты для оперативных запросов команд по своему направлению. Также работал общий чат для информирования. По нашим подсчетам, состоялось около 400 часов консультации.

Помимо этого, были организованы общие образовательные вебинары по работе с платформой «Ситуационный центр» (один из треков хакатона), на которой участникам нужно было реализовывать задачи, а также вебинар с рекомендациями по защите своих проектов.

Ключевые события проекта — открытие и финал — прошли в прямом эфире с помощью Zoom. Открытие, финальная защита и награждение проектов были публичными. К назначенному времени удаленно подключались участники, члены жюри и организаторы хакатона.

Во время открытия мы постарались, пусть и удаленно, но сохранить элемент торжественности — участников в Zoom приветствовали организаторы и партнеры. Защита проходила в онлайн-формате 6 часов: 12 финалистов публично в режиме реального времени представляли членам жюри результаты проделанной работы. По итогам победили три команды.

Сделать ошибки и выводы

Это был наш первый опыт онлайна, поэтому не обошлось и без ошибок. Удаленный формат сильно размыл географические границы, в результате чего мы работали с 180 участниками из разных точек страны. Важно, они были из 9 часовых поясов, причем в некоторых случаях даже участники одной команды имели разницу во времени до 7 часов. Мы оказались в условиях, где любые активности необходимо было планировать на дневное время, так как вечером по московскому времени у некоторых участников уже была полночь.

Тем не менее некоторым требовались дополнительные консультации. Из-за расхождения по времени мы были на связи с командами почти круглосуточно. При организации следующего проекта мы рассматриваем возможность организовать дневные и вечерние смены экспертов — это позволит сделать график консультаций еще более гибким.

Еще один момент: хакатон предусматривал регистрацию одиночных участников, и мы, как организаторы, рассчитывали на активное командообразование внутри платформы. Однако мы не продумали механику знакомства участников на платформе. В результате незнакомым между собой специалистам было не так просто начать общение друг с другом, поэтому таких команд было не так много, как мы ожидали. Вывод следующий: на будущих хакатонах мы планируем предусмотреть интерактивы, которые позволят участникам начинать общаться заранее.

* Марафон хакатонов Digital SuperHero — совместный проект Республики Татарстан, Минцифры РТ, ГБУ «Безопасность дорожного движения» РТ, группы компаний InnoSTage, бизнес-акселератора Digital SuperHero и «Ак Барс Банка». Ключевым партнером хакатона «Интеллектуальные транспортные системы и элементы ситуационных центров» выступает компания «Казань-Телематика» (входит в концерн НТС), специализирующаяся на создании комплексных масштабных решений в области ИТС и беспилотного транспорта.