Эффективные техники тайм-менеджмента

Лилия Алеева - заместитель руководителя коммерческой службы компании ICL Services.

Ближе к концу года уже есть возможность оценить, насколько ваш персональный подход к тайм-менеджменту (в случае, если он имеется) оказался результативным. Вне зависимости от профессиональной сферы и занимаемой позиции, есть несколько базовых принципов в деле повышения личной эффективности.

1. Во избежание эмоционального выгорания на работе непременно нужно придавать своей деятельности осмысленность. Цели на год и квартал — напишите и повесьте перед глазами. Взгляд все время должен на них падать. Составьте 3 важные задачи на день. Это те задачи, которые определяют ваше стратегические развитие, работают на вашу глобальную цель, и выполнение которых — просто критически обязательно. Каждое утро вешайте перед глазами.
2. Любые задачи, рабочие и личные, которые можете делегировать — делегируйте.
3. Разделите дела на важные и срочные. Определите для них временные слоты. Задачи, которые системно отнимают много времени и не требуют интеллектуального труда — автоматизируйте.
4. Группируйте выполнение похожих дел. Оплачивайте счета в конкретную дату и все вместе. Планируете посты — напишите их сразу несколько и на неделю. Подписываете документы — подписывайте их пачкой в определенное, установленное для этого время.
5. Совмещайте совмещаемые дела, которые не отнимают эффективность и вовлеченность друг от друга. Занимаетесь спортом — параллельно смотрите новости своей отрасли. Ждете ребенка с занятий — слушайте аудиокнигу для развития. Смотрите кино — ухаживайте за собой параллельно, маска, массаж головы, крем для ног.
6. Высыпайтесь. Так вы будете принимать более эффективные и продуманные, продуктивные решения.
   

Календарь

1. Обязательно забронируйте в своем календаре ежедневные специальные слоты «Время продуктивной работы», которые приходятся на ваши пики энергичности в течение дня. Не менее 2-ух часов каждого дня. Никогда не ставьте на это время совещания, встречи.
2. Используйте технику Pomodoro: сфокусируйтесь на конкретной задаче 25 минут. Потом 5 минут перерыв.
3. Совещания и встречи назначайте не более чем на 25-30 минут. Тогда ваш мозг постарается максимально эффективно использовать это время без лишних сторонних обсуждений, равно как и ваши коллеги.
4. Для массовой проверки и разбора почты ответите специальные временные слоты в течение дня, два раза.
   

Электронная почта

1. Организуйте с помощью правил переадресации все письма по тематическим папкам. Папки расставьте по приоритету реагирования. Например, самые важные папки — просматривать раз в час. Менее важные — раз в день/в два дня.
2. Посмотрите электронную почту за месяц и удалите все ненужные письма.

Документы

1. Рассортируйте документы в тематические папки, уберите дубляжи. Если документов много — сосредоточьтесь на важных и наиболее часто используемых. Остальное — сортируйте по мере необходимости и появления доступного времени.
2. Приоритизируйте папки по важности, создайте новую систему папок.
3. Разберите папку загрузки — в ней не должно остаться ни одного файла.

Браузеры

1. В панель быстрого доступа в браузере выведите только те ресурсы, которые вам постоянно нужны и вам нужно их быстро открыть.
2. Настройте браузеры так, чтобы файлы не скачивались автоматически в папку «Загрузки». Выбирайте сразу нужную папку для скачивания.
3. Наведите порядок на электронном рабочем столе. Там должны остаться только постоянно используемые ярлыки.

Социальные сети

1. Уберите уведомления со всех социальных сетей. Не они должны управлять вашим временем, а вы — ими, проверяя тогда, когда вам будет нужно.
2. Уберите с первой страницы дисплея вашего телефона социальные сети. На первой страницы — только рабочие файлы и приложения.

Оффлайн пространство

1. Приведите в порядок рабочий стол: уберите все исписанные бумажки, сломанные карандаши, ненужные сувениры, коробочки, засохшие маркеры и ручки. Чистый стол — чистые мозги и более продуктивные идеи.
2. Купите органайзеры для порядка на рабочем столе: органайзеры для проводов, чтобы скрыть их с глаз. Для канцелярии — чтобы оставить только нужное. Пробковая доска для визуализации самых важных задач на день.
3. Уберите со стола в ящики все, что не используете ежедневно. Все, что не использовали последние 2 месяца — отдайте коллегам или выбросите.